Weshalb Sie einen digitalen Geschäftsbericht brauchen
Der Geschäftsbericht ist für viele Unternehmen eine der wichtigsten Publikationen. Dabei stellt sich den Unternehmen die Frage, wie sie ihre Geschäftszahlen und Jahresergebnisse publizieren wollen. In Printform? Rein digital? Oder in einer hybriden Form, also digital und Print?
In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die Vor- und Nachteile der verschiedenen Publikationsformen ein und zeigen Ihnen, worauf Sie achten sollten, wenn Sie Ihren Geschäftsbericht digital aufbereiten möchten – sei es ein digitaler Jahresbericht, ein Online-Halbjahresbericht oder ein digitaler Quartalsbericht.
Wir möchten Ihnen dabei zeigen, dass ein digitaler Geschäftsbericht weit mehr ist als eine reine Zahlenpräsentation. Und auch, dass Sie ihn mit den passenden Werkzeugen ganz einfach umsetzen können.
Geschäftsbericht in Printform
Ein gedruckter Geschäftsbericht hat den Vorteil, dass er im Gegensatz zur digitalen Form ein haptisches Erlebnis bietet, dessen Wirkung Sie durch die Wahl eines hochwertigen Papiers erhöhen können. Neben den sorgfältig aufbereiteten Inhalten kann dies die Art und Weise beeinflussen, wie der Geschäftsbericht und somit Ihr Unternehmen als solches wahrgenommen wird.
Zudem können Sie Ihren gedruckten Geschäftsbericht an öffentlich zugänglichen Orten Ihres Unternehmens auslegen. Diejenigen, die ihn mitnehmen und lesen, können ihn durchblättern und darin Notizen hinterlassen, wenn sie dies wünschen.
Allerdings wirkt der gedruckte Geschäftsbericht heutzutage nicht mehr sonderlich modern. Zudem stellen wir in unserer eigenen Agentur fest, dass der gedruckte Geschäftsbericht immer mehr unter Druck gerät.
«Zwar werden die Geschäftsberichte nach wie vor mit grossem Aufwand für den Druck aufbereitet, jedoch kaum noch gedruckt.»
Ein Geschäftsbericht in Printform verursacht zudem hohe Kosten. Die erforderliche Druckauflage zu schätzen, ist nicht immer einfach, und nicht benutzte Exemplare müssen nach Ablauf des Geschäftsjahres vernichtet werden, weil sie nicht mehr aktuell sind. Ist die geschätzte Auflage hingegen zu klein, muss allenfalls nachgedruckt werden, was die Kosten ebenfalls erhöht.
Besteht eine Papierpflicht beim Geschäftsbericht?
Grundsätzlich müssen alle wichtigen Dokumente des Unternehmens mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. In diese Kategorie fallen auch Geschäftsberichte. Im Buchführungs- und Rechnungslegungsrecht ist in Art. 958f OR festgehalten, dass Geschäftsberichte schriftlich und unterzeichnet aufbewahrt werden müssen.
Dieser Wortlaut legt nahe, dass der Geschäftsbericht tatsächlich gedruckt und handschriftlich unterzeichnet aufbewahrt werden muss.
Dem ist jedoch nicht so, wie Rechtsanwalt Claudio Gür von der Domenig & Partner Rechtsanwälte AG in Bern richtigstellt: «Die qualifizierte elektronische Signatur mit Zeitstempel ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt (Art. 4 Abs. 2 OR) damit erfüllen qualifiziert elektronisch signierte Dokumente das Schriftformerfordernis (Art. 13 Abs. 1 OR). Deshalb erfüllt die Aufbewahrung qualifiziert elektronisch unterzeichneter Geschäftsberichte und Revisionsberichte die gesetzliche Anforderung, diese Dokumente seien 'schriftlich und unterzeichnet' aufzubewahren.»
«PDFs vom Geschäftsbericht mit qualifizierter elektronischer Signatur vom Verwaltungsrat und der Revisionsstelle genügen den gesetzlichen Vorgaben»
Mehr Infos zum Thema finden Sie im Blogbeitrag von Claudio Gür.
Entsprechend ist jedes elektronische Dokument (PDF-Datei), welches mit der qualifizierten elektronischen Signatur des Unterzeichnenden versehen ist, einem handschriftlich auf Papier unterzeichneten Dokument gleichzusetzen. Das gilt auch für Geschäftsberichte.
Der digitale Geschäftsbericht
Für einen Geschäftsbericht in Papierform besteht also keine juristische Notwendigkeit. Doch was bedeutet das nun konkret? Welche Möglichkeiten gibt es überhaupt, einen digitalen Geschäftsbericht umzusetzen? Welche Vorteile bieten diese Möglichkeiten? Und welche Nachteile haben sie? Und: Welche Vorteile bietet die digitale Version gegenüber der gedruckten Ausgabe?
In den folgenden Abschnitten gehen wir auf diese Fragen ein: Wir zeigen Ihnen die unterschiedlichen Varianten auf, um einen Geschäftsbericht digital umzusetzen. Dabei gehen wir auf die wichtigsten Vor- und Nachteile dieser verschiedenen Varianten ein. Und wir zeigen auf, welche vielfältigen Möglichkeiten ein digitales Format gegenüber dem Printformat bietet.
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Der Geschäftsbericht – von der gedruckten zur Online-Publikation
Der Geschäftsbericht als PDF-Datei
Den Geschäftsbericht als PDF-Datei auf der eigenen Webseite einzubinden, gehört mittlerweile zum Standard. Doch eine herunterladbare PDF-Datei ist noch keine digitale Alternative zu einem klassischen, für den Druck gestalteten Geschäftsbericht.
Zwar können Sie mit einer PDF-Datei bereits einige Vorteile eines digitalen Geschäftsberichts abdecken. Eine downloadbare PDF-Datei, zusätzlich zum gedruckten Geschäftsbericht auf der Website, spricht diejenige Zielgruppe an, die den Geschäftsbericht lieber auf einem Bildschirm liest.
Mit zusätzlichen, multimedialen Inhalten wie zum Beispiel verlinkten Videos, externen Links zu weiteren Informationen oder Grafiken können Sie zudem eine einfache PDF-Datei mit kleinem Aufwand in ein hilfreiches Instrument mit vielen nützlichen Zusatzinformationen verwandeln.
PDF-Dateien im Querformat eignen sich besonders gut, um sie am Bildschirm zu lesen. Allerdings bedingt das Querformat zusätzliche Grafik- resp. Gestaltungsarbeit.
Weiter können Sie Ihre PDF-Datei barrierefrei gestalten und so ein Zeichen setzen, indem Sie Menschen mit Beeinträchtigungen den Zugang zu Ihrem Geschäftsbericht erleichtern. Adobe bietet entsprechende Hilfestellung an.
Nicht zuletzt besteht die Möglichkeit, Ihre PDF-Datei blätterbar zu gestalten, sodass sie das physische Blättern eines gedruckten Geschäftsberichts nachahmt. Allerdings kann sich diese Funktionalität negativ auf die Nutzerexperience auswirken, sofern sie nicht responsive ist, also nicht für das jeweilige Endgerät optimiert ist.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine PDF-Datei die digitalen Möglichkeiten, die uns heute zur Verfügung stehen, keineswegs ausschöpft. Deshalb darf eine solche Datei nicht als digitales Pendant zum gedruckten Geschäftsbericht betrachtet werden.
Der Geschäftsbericht als HTML-Website
Eine sogenannter Full-HTML-Geschäftsbericht ist weitaus moderner als eine PDF-Datei, und gleichzeitig aufwändiger in der Herstellung. Ein Full-HTML-Geschäftsbericht wird als eigenständige Microsite entwickelt und mit den relevanten Inhalten resp. dem Lagebericht und dem Finanzbericht bestückt.
Einen Full-HTML-Geschäftsbericht können Sie mit digitalen Inhalten wie interaktiven Infografiken, ergänzenden Downloads, Videos oder sogar einer Volltext-Suche anreichern. Dies wertet den Geschäftsbericht nicht nur optisch, sondern auch inhaltlich auf.
Der Leser profitiert bei einem Full-HTML-Geschäftsbericht zudem von einer besonders einfachen Navigation durch die vielfältigen und multimedialen Inhalte. Auf der anderen Seite profitieren Sie als Unternehmen davon, dass die Inhalte Ihres Full-HTML-Geschäftsberichts von den Suchmaschinen gefunden und indexiert werden. So gewinnt Ihr Unternehmen an Sichtbarkeit.
Wenn ihr Geschäftsbericht einfacher gefunden werden kann, kann er auch von Lesern weiterverteilt werden. So können Sie Ihren Geschäftsbericht im digitalen Format einem breiteren Publikum zur Verfügung stellen als sein Pendant in Printform. Zudem kann er via Social Media oder andere Kommunikationsmittel geteilt werden.
Nicht zuletzt gewinnt die Domain Ihres Unternehmens dank dieser zusätzlichen, digitalen Inhalte an Domain Authority, was wiederum die Suchmaschinenoptimierung Ihrer Website unterstützt.
Domain Authority (DA) ist ein berechneter Wert für das Suchmaschinenranking einer Website. Die Domain Authority reicht von eins bis 100, wobei höhere Werte eine höhere Wahrscheinlichkeit für eine gute Platzierung in den Suchmaschinenergebnisseiten (SERPs) platziert wird. Weitere Informationen finden Sie auf der Website der MOZ.
Auch Ratingagenturen oder Medienschaffende werden Ihren Full-HTML-Berichte bevorzugen, da sich digitale Geschäftsberichte automatisiert auslesen lassen.
Der Full-HTML-Geschäftsbericht ist allerdings wegen seines vergleichsweisen hohen Aufwands noch nicht weit verbreitet. Obwohl ein digitaler Geschäftsbericht gemeinhing mit viel Aufwand asoziiert wird, muss kann ein HTML-Geschäftsbericht bereits mit wenig Aufwand umgesetzt werden.
Gedruckte Geschäftsberichte, welche mit dem Redaktions- und Publikationssystem eliasPublisher erstellt wurden, können mit nur wenigen Klicks auch als digitaler Geschäftsbericht publiziert werden. Mit dem Web-Viewer und dem kostenlosen TYPO3 CMS Plugin bietet eliasPublisher eine einfach zu implementierende und kostengünstige Lösung für Ihren Full-HTML-Geschäftsbericht.
«Mit eliasPublisher erstellen Sie einen digitalen Geschäftbericht mit wenigen Klicks»
Der Geschäftsbericht als Applikation
Nebst den hier vorgestellten Möglichkeiten gibt es noch die Möglichkeit einer Investor-Relations-Applikation. Diese App stellt die aktuellen Informationen zu Aktienkursen, Finanzberichten, Präsentationen, Veranstaltungen, Ad-hoc-Meldungen und Unternehmensnachrichten für den Nutzer zentral an einem Ort zur Verfügung.
Der Aufwand, um eine solche App zu entwickeln und instand zu halten, ist jedoch sehr hoch. Denn die App muss regelmässig an neue Versionen von Betriebssystemen oder neue Anforderungen der unterschiedlichen App-Stores angepasst werden. Zudem müssen Sicherheits- und Datenschutzstandards eingehalten werden.
Der hybride Geschäftsbericht
Wer sich nicht zwischen der Printform oder einem digitalen Geschäftsbericht entscheiden will, kann mit einem hybriden Geschäftsbericht beide Formen umsetzen. Dabei werden Komponenten eines Full-HTML-Geschäftsbericht mit PDF-Dateien und einem gedruckten Exemplar des Geschäftsberichts kombiniert.
Viele Unternehmen, die sich für die hybride Publikation vom Geschäftsbericht entschieden haben, stellen den Lagebericht und den Jahresbericht als PDF-Datei als Download und als gedruckten Kurzbericht zur Verfügung. Die prestigeträchtigen Stories, die multimedialen Komponenten und den bildlastigen Imageteil publizieren sie hingegen als Full-HTML-Geschäftsbericht.
So kann der bildlastige Teil des Geschäftsberichts mit der tendenziell grösseren Wirkung benutzerfreundlich und multimedial publiziert werden, während der tabellenlastige Pflichtteil den Shareholdern sowohl als responsive Tabelle auf den verschiedenen digitalen Geräten, sowie auch gedruckt auf schönem Papier angeboten werden kann.
Mit einem hybriden Geschäftsbericht können Sie Ihre Zielgruppen sowohl durch Haptik, schönes Papier und einen hochwertigen Druck überzeugen, gleichzeitig bieten Sie ein digitales Erlebnis und positionieren sich so als modernes Unternehmen.
Wie Sie mit wenig Aufwand einen hybriden Geschäftsbericht erstellen können, zeigen wir Ihnen gerne bei einer unverbindlichen Systemdemonstration von eliasPublisher.
Vor- und Nachteile der verschiedenen Publikationsformen
Die verschiedenen Formen eines Geschäftsberichts haben alle ihre Vor- und Nachteile. Wir haben diese hier für Sie zusammengefasst:
Vorteile vom Geschäftsbericht in Printform
Klassische Gestaltungsmöglichkeiten des Geschäftsberichts.
Bekannte Redaktions und Herstellungs prozesse eines Geschäftsberichts.
Das Qualitätsempfinden wird durch das haptische Erlebnis (Papier und Druck veredelung) gesteigert.
Spricht diejenigen Lesergruppen an, die lieber auf Papier lesen und den Bildschirm meiden.
Leser können wichtige Stellen markieren und handschriftliche Notizen hinterlassen.
Das gedruckte Exemplar kann in den Geschäftsräumen ausgelegt und präsentiert werden.
Vorteile vom Geschäftsbericht als PDF
- Klassische Gestaltungsmöglichkeiten des Geschäftsberichts.
- Bekannte Redaktions und Herstellungs prozesse eines Geschäftsberichts.
- Kann mit Links zu weiterführenden Informationen und interaktiven Elementen ergänzt werden.
- Spricht diejenige Lesergruppe an, die lieber auf dem Bildschirm liest.
- In den gängigen PDFApplikationen können die Nutzer eigene Notizen speichern.
- Das PDF kann mit EMail oder andern Plattformen einfach publiziert und geteilt werden.
- Es entstehen keine zusätzlichen Kosten für die Papierwahl, Drucktechnik oder Weiter verarbeitung.
Vorteile vom Geschäftsbericht als HTML-Website
Moderne und digitale Gestaltungs möglichkeiten des Geschäftsberichts.
Bekannte Redaktionsprozesse kombiniert mit den Möglichkeiten des Webpublishing.
Das Qualitätsempfinden kann durch umfassende Interaktivität (Charts, Videos, klickbaren Grafiken, etc.) verbessert werden.
Die Zielgruppe kann den Bericht auf verschiedenen Endgeräten (PC, Tablet und Mobile) optimal lesen und studieren.
Der HTMLGeschäftsbericht kann mit einem PDF kombiniert werden, was das Handling vom Geschäftsbericht für die Zielgruppe noch einfacher macht.
Die HTMLWebsite kann einfach per EMail, auf Social Media Plattformen oder per Social Sharing publiziert und geteilt werden.
Die HTMLWebsite verbessert die Sichtbarkeit Ihres Unternehmens bei den Suchmaschinen (SEO).
Dank einer guten und interaktiven Navigation kann sich der Leser noch besser im Geschäftsbericht orientieren.
Es entstehen keine zusätzlichen Kosten für die Papierwahl, Drucktechnik oder Weiter verarbeitung.
Vorteile vom Geschäftsbericht als Applikation
Moderne und digitale Gestaltungs möglichkeiten des Geschäftsbericht.
Bekannte Redaktionsprozesse kombiniert mit den Möglichkeiten des Webpublishing.
Das Qualitätsempfinden kann durch umfassende Interaktivität (Charts, Videos, klickbaren Grafiken, etc.) verbessert werden.
Die Zielgruppe kann den Bericht auf dem Smartphone auch ohne Netzanbindung lesen und studieren.
Die Nutzer können in der Applikation eigene Notizen speichern.
Die Applikation kann auf dem Appstore, dem Playstore oder auf der Website zum Download angeboten werden.
Dank einer guten und interaktiven Navigation kann sich der Leser noch besser im Geschäftsbericht orientieren.
Es entstehen keine zusätzlichen Kosten für die Papierwahl, Drucktechnik oder Weiter verarbeitung.
Vorteile eines hybriden Geschäftsberichts
Moderne und digitale Gestaltungsmöglich keiten kombiniert mit den klassischen Gestaltungsmöglichkeiten eines gedruckten Kurzberichts.
Bekannte Redaktionsprozesse kombiniert mit den Möglichkeiten des Webpublishing und den besten Prozessoptimierungen.
Das Qualitätsempfinden kann sowohl durch umfassende Interaktivität (Charts, Videos, klickbaren Grafiken, etc.) als auch das haptische Erlebnis eines gedruckten Kurz berichts massiv verbessert werden.
Spricht alle Lesergruppen an. Die Zielgruppe kann den Bericht auf allen Endgeräten (PC, Tablet und Mobile) aber auch gedruckt lesen und studieren.
Leser können wichtige Stellen markieren und handschriftliche Notizen hinterlassen.
Der HTMLGeschäftsbericht wird mit einem PDF und einem gedruckten Kurzbericht kombiniert. Dadurch wird das Handling vom Geschäftsbericht massiv einfacher.
Das gedruckte Exemplar kann in den Geschäftsräumen ausgelegt und präsentiert werden.
Die HTMLWebsite kann einfach per EMail, auf Social Media Plattformen oder per Social Sharing publiziert und geteilt werden.
Die HTMLWebsite verbessert die Sichtbarkeit Ihres Unternehmens bei den Suchmaschinen (SEO).
Dank einer guten und interaktiven Navigation kann sich der Leser noch besser im Geschäftsbericht orientieren.
Dank dem kleineren Kurzbericht entstehen weniger Kosten für die Papierwahl, Drucktechnik oder Weiterverarbeitung.
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Alle Vor- und Nachteile in einer Tabelle
Welche Publikationsform eignet sich für Ihr Unternehmen?
Sie haben nun einiges über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Publikationsformen von Geschäftsberichten erfahren. Zudem wissen Sie nun, welche zusätzlichen Möglichkeiten ein digitaler Geschäftsbericht gegenüber einem gedruckten Geschäftsbericht bietet.
Wir hoffen, dass wir Ihnen damit aufzeigen konnten, wieso ein Unternehmen aus unserer Sicht einen digitalen Geschäftsbericht benötigt.
Für Sie stellt sich nun die Frage, was dies für Ihr Unternehmen bedeutet. Beziehungsweise, welche der möglichen Publikationsformen Sie wählen wollen und ob es für Sie infrage kommt, ihren Geschäftsbericht digital umzusetzen.
Dabei spielen unter anderem folgende Aspekte eine Rolle:
- Welche Publikationsform passt von der Kultur her am besten zu Ihrem Unternehmen?
- Welche Bedürfnisse hat Ihre Zielgruppe bezüglich Ihres Geschäftsberichts?
- Gibt es allenfalls neue Zielgruppen, die Sie mit ihrem Geschäftsbericht ansprechen wollen? Wenn ja: Mit welcher Publikationsform Ihres Geschäftsberichts können Sie diese neue Zielgruppe am ehesten überzeugen?
- Welches Budget haben Sie für Ihren Geschäftsbericht veranschlagt?
- Könnten Sie sich vorstellen, ein Content-Management-System wie eliasPublisher einzuführen, um Ihren Geschäftsbericht aufzubereiten?
Sollte es Ihnen schwerfallen, diese Fragen zu beantworten, beraten wir Sie sehr gerne persönlich. Melden Sie sich dazu für eine unverbindliche Systemdemonstration an. Wir verfügen über langjährige Erfahrung in der Konzeption, Gestaltung und Umsetzung von Geschäftsberichten und unterstützen eine vielzahl von KMUs, Fonds oder börsenkotierte Unternehmen bei der Umsetzung Ihres Geschäftsberichts.