Corporate Publishing: Anforderungen an ein Redaktionssystem

Corporate Publishing ist einer dieser Begriffe, über die man immer wieder stolpert.

Klingt wichtig, aber was steckt eigentlich hinter diesem Begriff?

Wir sind dieser und weiteren spannenden Fragen für dich auf den Grund gegangen und haben die Antworten darauf zusammengefasst. Dazu passend zeigen wir dir, welche Anforderungen ein gutes Redaktionssystem erfüllen sollte.

Bereit? Dann nichts wie los!

Die Definition von Corporate Publishing

Was ist eigentlich Corporate Publishing?

Der Versuch, den englischen Begriff einfach mal ins Deutsche zu übersetzen, hilft bei der Klärung dieser Frage nicht wirklich weiter.

Offensichtlich handelt es sich um einen dieser Begriffe, die aus dem Englischen einfach so übernommen und in unseren Sprachgebrauch eingefügt wurden. Was dahinter steckt ist deshalb nicht direkt klar.

Bis jetzt! Denn hier kommt nun die Definition von Corporate Publishing:

Noch einfacher gesagt ist Corporate Publishing die Veröffentlichung von redaktionell aufbereiteten Informationen eines Unternehmens.

Beispiele dafür sind Geschäftsberichte, Medienmitteilungen, Factsheets, Kunden- oder Mitarbeiterzeitschriften aber auch Newsletter und Blogbeiträge. Grundsätzlich umfasst Corporate Publishing alle Kommunikationsmittel, die nicht werblich, sondern redaktionell geprägt sind.

Diese Publikationen werden üblicherweise sowohl intern als auch extern auf auf verschiedenen Publikationskanälen – also online und offline – veröffentlicht. Neben den eigenen Mitarbeitenden können die verschiedenen Zielgruppen eines Unternehmens so regelmässig mit interessanten Informationen versorgt werden.

Um in einem nächsten Schritt beantworten zu können, warum Corporate Publishing wichtig ist, müssen wir uns zuerst etwas näher mit der Kommunikation von Unternehmen auseinandersetzen.

Unternehmenskommunikation lässt sich in drei Arten unterteilen:

• Paid Media
  Paid Media umfasst alle Formen von bezahlter Werbung. Dazu gehören beispielsweise Printwerbung, Internetwerbung oder Radio- und TV-Werbung.
   
• Earned Media
  Earned Media ist das, was sich jedes Unternehmen erhofft: Die Verbreitung ihrer Inhalte durch Dritte. Das reicht von Kommentaren oder Empfehlungen in Sozialen Medien bis hin zu Presseartikeln oder Rezensionen in Fachmedien.
   
• Owned Media
  Zu Owned Media gehören alle firmeneigenen Kommunikationskanäle, also beispielsweise die Website, Social Media Kanäle wie Twitter, Facebook, Instagram oder LinkedIn sowie Newsletter.

Richtig eingesetzt hilft Corporate Publishing deinem Unternehmen seine Marke zu stärken und die Bekanntheit zu erhöhen. Darüber hinaus kann es zu einer besseren Kundenbindung beitragen.

Doch auch die interne Wirkung deiner Kommunikation ist nicht zu unterschätzen. Mit einem Mitarbeitermagazin beispielsweise kann die Wahrnehmung der Mitarbeitenden geprägt werden.

Wie bereits erklärt gehören zum Corporate Publishing alle redaktionell aufbereiteten Kommunikationsmittel eines Unternehmens.

Welche das sind, sehen wir uns jetzt im Detail an:

• Geschäftsberichte
  Der Geschäftsbericht ist bei den meisten Unternehmen die umfangreichste Publikation des Jahres. Er gibt nicht nur Auskunft über die Zahlen des Geschäftsjahres, sondern ist eine gute Gelegenheit, um interessante Informationen redaktionell aufzubereiten. Tatsächlich nehmen diese Geschichten einen immer höher werdenden Stellenwert ein.

• Medienmitteilungen
  Medienmitteilungen sind ein möglicher Ansatz, um Earned Media zu erzielen. Ihre Aufgabe ist es, Medienschaffende über relevante Informationen in Kenntnis zu setzen. Dazu zählen Produktneuheiten, personelle Veränderungen, Geschäftsergebnisse oder aktuelle Ereignisse wie Jubiläen, Krisen oder Veranstaltungen.

• Kunden- und Mitarbeiterzeitschriften
  Kundenzeitschriften sind ein beliebtes Mittel, um in den Köpfen der Kunden präsent zu bleiben und die Beziehung zu ihnen zu pflegen. Sie können sowohl online als auch als Printprodukt veröffentlich werden. Wichtig ist einzig, dass der Kundennutzen stets im Mittelpunkt der erarbeiteten Inhalte steht.
  
  Obwohl sich eine Mitarbeiterzeitschrift primär nach innen richtet, zählt auch sie zu den Kommunikationsmitteln des Corporate Publishing. Denn wie bereits gesagt umfasst Corporate Publishing sowohl externe als auch interne Publikationen. Die Wichtigkeit eines Mitarbeitermagazins ist nicht zu unterschätzen, weil es einen Einfluss darauf hat, wie die Mitarbeitenden ihren Arbeitgeber wahrnehmen. Dieses Bild tragen sie letztendlich auch wieder nach aussen.
  
   
• Newsletter
  Wie der Name vermuten lässt, werden Newsletter genutzt, um die Kontakte eines Unternehmens in regelmässigen oder unregelmässigen Abständen mit News zu versorgen. Newsletter können sowohl via E-Mail als auch per Post verschickt werden, wobei die elektronische Form allerdings deutlich verbreiteter ist.
  
   
• Blogbeiträge
  Ein Corporate Blog eignet sich, um für die Zielgruppen relevante Themen zu portraitieren. Auch hier soll durch die redaktionelle Aufbereitung von Inhalten ein Mehrwert für die Besucher einer Website geschaffen werden. Heute werden Blogs auch immer häufiger dazu genutzt, um über News, Events oder offene Stellen zu informieren.
  
   
• Corporate Books
  Corporate Books werden zu besonderen Anlässen erstellt. Ein mögliches Thema ist die Geschichte des Unternehmens, die anlässlich eines Firmenjubiläums erzählt werden soll. Im Vergleich zu den anderen Kommunikationsmitteln kommen Corporate Books eher selten vor. Das liegt zum einen daran, dass ihre Aufbereitung sehr aufwendig ist und zum anderen, dass Unternehmen nicht jedes Jubiläum im gleichen Umfang thematisieren.

Kommen wir zu einer weiteren wichtigen Frage:

Wie lassen sich Corporate Publishing Kommunikationsmittel erstellen?

Die einfachste und effizienteste Methode ist die Nutzung eines Redaktionssystems.

Du fragst dich, was ein Redaktionssystem ist?

Vereinfacht gesagt ist ein Redaktionssystem ein Programm, mit dessen Hilfe redaktionelle Inhalte erstellt werden können.

Wenn du jetzt denkst, dass du dies auch mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Office Word^® tun kannst, dann hast du grundsätzlich recht. Tatsächlich wird dies auch von vielen Unternehmen auch so gehandhabt – ABER, es gibt einen entscheidenden Unterschied:

Ein Redaktionssystem trennt Inhalt und Layout. Das ist vor allem dann nützlich, wenn du deine Publikationen medienübergreifend, also sowohl online als auch offline veröffentlichen möchtest.

Zudem geht die Funktion eines Redaktionssystems über die Erstellung von Inhalten hinaus. Es unterstützt dich auch bei der Verwaltung, der Übersetzung und der Veröffentlichung von Publikationen.

Wie bereits gesagt, gibt es viele Unternehmen, die ihre Publikationen mit Microsoft Office Word^® erstellen. Die anderen erstellen ihre Publikation entweder in Zusammenarbeit mit einer Agentur oder selbstständig mithilfe eines Redaktionssystems.

Wenn du dich auch schon mit diesem Thema auseinandergesetzt hast, dann weisst du wahrscheinlich auch, wie gross das Angebot an Redaktionssystemen ist.

Bei der Evaluation eines möglichen Redaktionssystems solltest du darauf achten, dass es folgende Anforderungen erfüllt:
 

1. Ein gutes Redaktionssystem ist benutzerfreundlich

Einer der Gründe, warum Unternehmen mit einer Agentur zusammenarbeiten, ist, dass viele Redaktionssysteme in der Handhabung sehr komplex sind. Deshalb ist Benutzerfreundlichkeit eine der wichtigsten Anforderungen.

• Ein Redaktionssystem sollte auch besonderes Know-how bedient werden können. Das setzt eine intuitive Benutzerführung voraus.
   

2. Ein gutes Redaktionssystem unterstützt und vereinfacht den Redaktionsprozess

Damit ein Redaktionssystem den Redaktionsprozess tatsächlich vereinfacht, muss es seine Nutzer in verschiedenen Bereichen unterstützen können.

• Ein Redaktionssystem sollte über ein integriertes Planungstool verfügen.
• Erfasste Inhalte sollten mehrfach verwendet werden können.
• Korrekturarbeiten sollten direkt im Redaktionssystem vorgenommen werden können.
• Die Zusammenarbeit mehrerer Personen sollte möglich sein.

3. Ein gutes Redaktionssystem ist flexibel

Heute ist Flexibilität wichtiger denn je. Nicht immer entstehen Publikationen im Büro.

• Ein Redaktionssystem sollte unabhängig von Gerät, Zeit und Ort genutzt werden können.

4. Ein gutes Redaktionssystem ermöglicht medienübergreifendes Publizieren

Immer mehr Unternehmen veröffentlichen ihre Inhalte sowohl in gedruckter als auch in digitaler Form. Je umfassender die Publikationsmöglichkeiten eines Redaktionssystems, umso besser.

• Ein Redaktionssystem sollte mehrere Publikationskanäle bedienen können – online und offline.
• Zudem sollte ein Redaktionssystem die Möglichkeit bieten, verschiedene Versionen einer Publikation zu ermöglichen. Inhaltselemente, die bei Onlinepublikationen sinnvoll sind, sind dies nicht zwingend auch bei Printpublikationen.  

5. Ein gutes Redaktionssystem bietet Datensicherheit / Prozesssicherheit

Oftmals beinhalten Publikationen Informationen, die bis zu Ihrer Veröffentlichung hoch vertraulich sind. Umso wichtiger ist es, dass ein Redaktionssystem entsprechenden Schutz bietet.

• Ein Redaktionssystem sollte über einen hohen Sicherheitsstandard verfügen.
• Ein Rollenkonzept mit verschiedenen Berechtigungsstufen sollte sicherstellen, dass vertrauliche Inhalte auch firmenintern nicht für alle einfach zugänglich sind.
  
   

6. Ein gutes Redaktionssystem bietet einfache Gestaltungsoptionen

Wenn du nicht für jede Kleinigkeit einen Grafiker engagieren möchtest, solltest du darauf achten, dass dein Redaktionssystem einfache Gestaltungsmöglichkeiten bietet.

• Ein Redaktionssystem sollte über eine integrierte Chart-Engine verfügen. So kannst du Diagramme direkt innerhalb einer Publikation erstellen – ohne Grafiker.
• Verschiedene Layouts sollten zur Auswahl stehen. Das reduziert den Gestaltungsaufwand und stellt erst noch sicher, dass jede Publikation dem Corporate Design entspricht.

Wir hoffen, dass du nach der Lektüre dieses Beitrags weisst, was Corporate Publishing ist, warum es wichtig ist und wie sich mit Hilfe des richtigen Redaktionssystems ganz einfach professionelle Publikationen erstellen lassen.

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