Alle Vorteile eines digitalen Geschäftsberichts auf einen Blick
Geschäftszahlen und Jahresergebnisse digital statt in Printform zu präsentieren, ist in den letzten Jahren vermehrt zum Standard geworden.
In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen zeigen, dass ein digitaler Geschäftsbericht weit mehr ist als eine reine Zahlenpräsentation. Zudem kann er mit den richtigen Werkzeugen ganz einfach umgesetzt werden.
Die 12 wichtigsten Vorteile eines digitalen Geschäftsberichts
Die Vorteile eines digitalen Geschäftsberichts sind vielfältig und teilweise auch erklärungsbedürftig.
Deshalb haben wir hier für Sie alle Vorteile auf einen Blick aufgelistet:
1. Langfristige Kostenvorteile
Falls Sie Ihren Geschäftsbericht von Grafikern oder einer Agentur in einer professionellen Druckvorstufenapplikation wie InDesign gestalten, kann dies schnell teuer werden, unabhängig davon, ob Sie Ihren Geschäftsbericht anschliessend drucken oder ihn lediglich als reine PDF-Datei publizieren. Die Gestaltungskosten bleiben bestehen.
Setzen Sie Ihren Geschäftsbericht hingegen mit einem geeigneten Redaktions- und Publikationssystem wie eliasPublisher um, können Sie Kosten senken, weil Sie gewisse Abläufe automatisieren und so die Aufwendungen bei der Gestaltung und Umsetzung eines Geschäftsberichts reduzieren können.
Mit einem vordefinierten Publikationslayout werden Designanforderungen wie Schriften, Farben, Abstände, Tabellen und Grafikstile einer Publikation festgelegt und einmalig programmiert. So können Sie sicher sein, dass am Ende alle Publikationen so aussehen, wie sie sollten.
Moderne Redaktions- und Publikationssysteme bieten Ihnen zudem die Möglichkeit, Inhalte Ihres Geschäftsberichts selbst in einem Editor zu bearbeiten und zu publizieren, sodass Sie weniger oder gar nicht mehr auf externe Grafiker oder Agenturen angewiesen sind.
Zwar entstehen bei der initialen Implementierung und Programmierung eines solchen Redaktions- und Publikationssystems Kosten, die sich nicht vermeiden lassen, letztlich lohnen sich aber diese Investitionen, da sie die erwähnten Kosteneinsparungen ermöglichen.
2. Bessere Leserführung
Ein digitaler Geschäftsbericht bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Leser aktiv durch den Inhalt zu führen und so ihr Leseerlebnis zu verbessern. So können Sie die Inhalte Ihres Berichts in verschiedene Themenkategorien einteilen und sie gezielt auf die Bedürfnisse Ihrer unterschiedlichen Zielgruppen zuschneiden. Ein Finanzanalyst beispielsweise wird sich vielleicht für andere Themen interessieren als ein Kunde Ihres Unternehmens.
Hierfür hilft eine geeignete Navigation, die Orientierung bietet und dem Leser hilft, sich in den verschiedenen Teilen des Berichts einfach zurechtzufinden.
So kann er im Geschäftsbericht zwischen den Informationen des Finanzberichts, der Corporate Governance und dem Lagebericht auf einfache Weise wechseln.
Gerade bei umfangreichen Berichten oder wenn freiwillige Bestandteile eines Geschäftsberichts dazukommen ist eine übersichtliche Nutzerführung sinnvoll.
Wie wichtig eine klare und übersichtliche Textstruktur ist, zeigt sich unter anderem beim alljährlichen Geschäftsberichte-Rating: Dort werden die Texte der eingereichten Geschäftsberichte unter anderem danach bewertet, ob der Titel, der Untertitel, der Lead und Zwischentitel aussagekräftig sind und ob das Textdesign die Leseführung und den Lesefluss unterstützt.
Eva Bachmann und Susanne Loacker, beide von der ZHAW und Jurymitglieder des Geschäftsberichte-Ratings, sagen dazu: «Niemand liest Geschäftsberichte zum Spass, man sucht nach Informationen. Für die Leseführung bedeutet das: Übersicht auf der Einstiegsseite, aussagekräftige Titel und klar beschriftete Links zum weiterführenden Content.»
Ein digitaler Geschäftsbericht ist zudem über die Suchfunktion des Webbrowsers einfach durchsuchbar, sodass Ihre Leser Ihren Bericht nach bestimmten Stichwörtern durchsuchen können und so schnell die Inhalte finden, die sie interessieren.
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Aufbau, Bestandteile und Struktur eines Geschäftsberichts.
3. Responsive Darstellung für mobile Endgeräte
Ein digitaler Geschäftsbericht ist idealerweise auf allen Endgeräten lesbar, indem der Inhalt für verschiedene Bildschirmgrössen optimiert ist.
Dies bietet einen grossen Vorteil gegenüber der gängigen Praxis, die Druck-PDF-Datei des Geschäftsberichts als «Online-Version» auf die Website zu stellen. Denn dann sind die wichtigen und umfangreichen Tabellen im Finanzbericht auf mobilen Geräten oft nur ganz schlecht zu lesen.
Deshalb ist die responsive Darstellung aller Bestandteile eines Geschäftsberichts eine wichtige Voraussetzung für eine gute Lesbarkeit. So können die umfangreichen, aber wichtigen Tabellen eines Geschäftsberichts auf die jeweiligen Bildschirmgrössen angepasst werden.
Damit diese Tabellen aber auf allen Geräten richtig und gut leserlich dargestellt werden, muss nicht nur die dahinterliegende Programmierung fehlerfrei sein, sondern die Inhalte müssen auch fehlerfrei erfasst werden.
Eine Möglichkeit, dieses Ziel zu erreichen, ist die Arbeit mit unserem Redaktions- und Publikationssystem eliasPublisher. Dank dessen Tabellen-Engine werden alle Tabellen auf allen Gerätetypen und Gerätegrössen fehlerfrei und responsive dargestellt.
Wie sie mit eliasPublisher einen digitalen Geschäftsbericht erstellen
Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, wie Sie mit eliasPublisher einen digitalen Geschäftsbericht erstellen können:
- Sie erstellen dank des WebViewers von eliasPublisher mit einem Knopfdruck eine responsive Website.
- Sie integrieren die Geschäftsberichts-Inhalte mit dem TYPO3 CMS-Plugin direkt auf der Corporate-Website.
- Sie exportieren eine strukturierte HTML-Datei aus eliasPublisher und erstellen damit eine Website oder binden diese Datei auf der bestehenden Website mit ein.
4. Multimediale Inhalte gezielt einsetzen
Ein digitaler Geschäftsbericht bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie sich inhaltlich nicht nur auf Text und statische Bilder beschränken müssen.
Stattdessen können Sie multimediale oder bewegte Inhalte wie Infografiken, kleine Animationen oder kurze Videos einsetzen, um den Corporate-Governance-Bericht, den Lagebericht oder freiwillige Bestandteile eines Geschäftsberichts, wie beispielsweise die finanziellen Kennzahlen, aufzuwerten.
Auch Bildergalerien oder ergänzende Downloads können den Inhalt und besonders komplexe Themen attraktiver, verständlicher und somit besser lesbar machen.
Besonders Finanzanalysten oder Shareholder dürften sich zudem über herunterladbare Excel-Dateien freuen. So können sie selbständig tiefergehende Analysen machen und eigene Diagramme oder Konfigurationen zusammenstellen.
Damit ermöglichen Sie dieser Zielgruppe, sich mit Ihrem Unternehmen und Ihren Geschäftszahlen vertiefter auseinanderzusetzen und wirken als Unternehmen transparenter in Ihrer Kommunikation. Ausserdem wirken Ihre Geschäftszahlen greifbarer, wenn Sie sie in einen bestimmten Kontext setzen oder sie mit einer Geschichte verknüpfen. Zu diesem Schluss kommt eine Studie der Universität St. Gallen (siehe Seite 23 in der entsprechenden Publikation).
Interaktiv und informativ
Welche multimedialen Inhalte könnten Ihren Geschäftsbericht aufwerten, und wie lassen sich diese produzieren? Gibt es bereits digitale Inhalte, die Sie verwenden können, oder wäre die Unterstützung einer Agentur hilfreich?
Wichtig ist dabei, dass Sie multimediale Elemente als ergänzende Elemente einsetzen und darauf achten, dass diese nicht vom eigentlichen Inhalt ablenken. Setzen Sie sie daher gezielt und eher sparsam ein.
Zu viele Animationen und Bewegtbilder können dazu führen, dass die Aufmerksamkeit des Lesers darunter leidet. Wie aus einer Studie über die Aufmerksamkeitsspanne von 2019 hervorgeht, führt der Konsum von mehr Inhalten zu einer Verkürzung der Aufmerksamkeitsspanne für die einzelnen Themen (siehe die Quelle am Ende dieses Beitrags). Auch eine Microsoft-Studie von 2015 zeigt, dass die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne von Menschen über die Jahre gesunken ist.
«Wir bewegen uns von einer Welt, in der die Rechenleistung knapp war, zu einer Welt, […] in der die menschliche Aufmerksamkeit zunehmend knapp wird.»
Zudem sollte beim Einsatz von multimedialen Inhalten der eigentliche Zweck eines Geschäftsberichts nicht vergessen gehen. Also die Leser eines Geschäftsberichts darüber zu informieren, wie sich ein Unternehmen im vergangenen Geschäftsjahr finanziell entwickelt hat. (siehe auch hierzu Seite 24 der vorhin erwähnten Studie der Universität St. Gallen).
5. Diagramme einfach erstellen
Mit der Chart Engine von eliasPublisher können Sie aussagekräftige Diagramme mit wenigen Klicks und ohne Spezialwissen erstellen.
So können Sie Entwicklungen und Botschaften, die Ihnen wichtig sind, auf einfache Weise hervorheben. Zudem können Sie so Ihren Inhalt optisch attraktiver und aussagekräftiger gestalten.
Damit Ihre Diagramme und Grafiken vom Leser gut aufgenommen werden können, empfehlen wir, folgende Prinzipien der kognitiven Theorie des multimedialen Lernens von Richard E. Mayer (2001) zu beachten:
- Multimediaprinzip: Text und Bild zusammen helfen sind hilfreicher, um einen Inhalt zu erfassen als nur Text allein.
- Prinzip der räumlichen Nähe: Text und Bild, die zusammengehören, sollten nahe beieinanderstehen.
- Prinzip der simultanen Darstellung: Text und Bild sollten besser gleichzeitig präsentiert werden, nicht nacheinander.
- Kohärenz-Prinzip: Visuelle oder akustische Informationen, die nichts konkret mit dem Inhalt zu tun haben, beeinträchtigen die Aufnahme des Inhalts.
Eine Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG AG und der FH Oberösterreich von 2015 hat unter anderem mittels Eyetracking untersucht, wann Diagramme in Geschäftsberichten sinnvoll sind.
Die Autoren der Studie empfehlen unter anderem, Diagramme so darzustellen, dass sie möglichst schnell und einfach vom Leser erfasst und korrekt interpretiert werden können.
Auch eine direkte Beschriftung statt einer Legende hilft dem Leser, die entsprechenden Informationen schneller und fehlerfreier zu erfassen. Denn so muss er mit seinem Blick nicht zwischen der Legende und dem Diagramm hin- und herwechseln, so die Erkenntnis aus der Studie.
6. Geschäftsbericht auf Social Media teilen
Einen digitalen Geschäftsbericht können Sie einfacher, schneller und häufiger teilen als einen gedruckten Geschäftsbericht. Zudem werden einprägsame Inhalte gerne auf Social Media oder beruflichen Netzwerken geteilt.
Auch Journalisten bedienen sich gerne an gut gestalteten und informativ aufbereiteten Infografiken. Mit einem digitalen Geschäftsbericht können Sie daher die Sichtbarkeit ihres Geschäftsberichts steigern.
Nutzen Sie Ihren Geschäftsbericht auch als Marketinginstrument, indem Sie den Geschäftsbericht mit dem eliasPublisher-WebViewer publizieren und sowohl auf Ihrer Website verlinken als auch auf bekannten Social-Media-Plattformen teilen.
Haben Sie den Geschäftsbericht mit dem TYPO3 CMS-Plugin auf Ihrer Corporate Website integriert, können Sie diesen auch direkt über die Social-Sharing-Funktion der Website teilen.
Erhöhen Sie Ihre Reichweite
Teilen Sie Ihren Geschäftsbericht direkt über Ihre Website – schnell, einfach und direkt aus dem TYPO3 CMS heraus. Interessiert? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
7. Höhere Reichweite dank Suchmaschinenoptimierung
Ihr digitaler Jahresbericht wird sich positiv auf das Suchmaschinenranking auswirken.
Anders als bei einer Druck-PDF-Datei auf der Website wird der Inhalt Ihres digitalen Geschäftsberichts für die Crawler der Suchmaschinen erreichbar und interpretierbar sein. So können Sie Ihr Website-Ranking steigern.
Durch die bessere Sichtbarkeit bei den Suchmaschinen haben Sie den zusätzlichen Vorteil, dass Ihr digitaler Geschäftsbericht nicht nur der bestehenden Zielgruppe sichtbar wird, sondern auch von einem erweiterten Interessenskreis gelesen werden kann.
8. Messbarkeit
Anders als beim gedruckten Bericht, bei dem Sie einzig die Anzahl verbleibender Exemplare als Messgrösse zur Verfügung haben, erlauben digitale Berichte die Messung wichtiger Interaktionsmerkmale.
Ist das Tracking Ihres digitalen Berichts korrekt eingerichtet, können Sie u.a. verfolgen, wie lange sich die Leser einzelne Teile Ihres Berichts ansehen, welche Inhalte sie überspringen, welche Tabellen und Videos sie sich anschauen, oder wie viele Leser den Bericht auf Social Media teilen und auf welchen Plattformen sie dies tun.
So können Sie wertvolle Rückschlüsse und Erkenntnisse zum Nutzerverhalten ziehen und Ihren nächsten Geschäftsbericht anpassen, damit dieser noch mehr auf die Bedürfnisse der Zielgruppe zugeschnitten ist.
9. Innovatives Image
Nutzen Sie Ihren digitalen Geschäftsbericht als Visitenkarte: Ist ein digitaler Geschäftsbericht gut umgesetzt, vermittelt er einen professionellen und innovativen Eindruck.
So können Sie sich mit Ihrem digitalen Geschäftsbericht als zukunftsorientiertes Unternehmen positionieren.
Indem Sie sich zudem mit der Digitalisierung Ihres Geschäftsberichts auseinandersetzen, fördern Sie die digitale Transformation Ihres Unternehmens, was wiederum einen positiven Effekt auf die Produktivität Ihres Unternehmens haben kann.
Eine Studie der ETH Zürich von 2020 kommt zum Schluss, dass die Innovationskraft eines Unternehmens eine wesentliche Voraussetzung für die erfolgreiche digitale Transformation eines Unternehmens ist. Dies wiederum übt einen indirekten, positiven Effekt auf die Produktivität des Unternehmens aus.
10. Verbessertes Inhaltsmanagement
Mit einem spezialisierten Redaktions- und Publikationssystem wie zum Beispiel eliasPublisher können Sie Ihre Inhalte sicher und kollaborativ erstellen und auf den von Ihnen gewünschten Kanälen publizieren.
Beispielsweise können Sie die Inhalte für den Geschäftsbericht gemeinsam erstellen und bis wenige Minuten vor der Publikation noch ändern. Damit sind Sie unabhängig(er) von Agenturen und Druckereien.
Sollten Sie sich dafür entscheiden, Ihren digitalen Geschäftsbericht mit eliasPublisher umzusetzen, stehen Ihnen unter anderem folgende Funktionen zur Verfügung:
- Eine Excel-Schnittstelle, mit der Sie Ihre Geschäftszahlen einfach und fehlerfrei in Ihren Bericht importieren können.
- Kommentarfunktionen, die hilfreich sind, wenn mehrere Personen am selben Inhalt arbeiten.
- Versionenmanagement, mit dem Sie Änderungen zurücksetzen oder zurückverfolgen können.
- Backup Ihrer Inhalte, sodass diese nicht verloren gehen.
- Rechtemanagement, um für unterschiedliche Nutzer unterschiedliche Rechte zu vergeben.
Weitere Funktionen von eliasPublisher finden Sie hier.
11. Sensible Daten schützen
Um Ihre sensiblen Geschäftsdaten zu schützen, empfiehlt es sich, diese vor unbefugten Zugriffen zu sichern.
Mit einem Redaktions- und Publikationssystem haben Sie nicht nur selbst jederzeit Zugriff auf Ihre eigenen Daten, sondern können den Zugriff durch ein geeignetes Zugriffs- und Rechtemanagement beschränken.
Souverän und sicher
Falls Sie sich für eliasPublisher entscheiden sollten, haben Sie zudem den Vorteil, dass alle Ihre Daten auf Schweizer Servern gespeichert sind und eliasPublisher selbst in der Schweiz entwickelt wurde und das Label «swiss made software» trägt. So können Sie Ihre digitale Souveränität sicherstellen.
12. Ressourcen schonen
Durch die Digitalisierung können Sie Kosten für Druckmaterial, Lager und Vertriebskosten reduzieren. Zudem reduzieren Sie den Verbrauch von Papier, was Abfallberge reduziert und der Abholzung von Wäldern entgegenwirkt. Mit einem Redaktions- und Publikationssystem wie eliasPublisher sind Sie so flexibler bei der Publikation Ihres Geschäftsberichts und der Druckproduktion.
Aus der Umstellung von reinen Print-Geschäftsberichten zu digitalen Geschäftsberichten lässt sich zudem eine Geschichte schreiben, die Sie für die Vermarktung Ihres Unternehmens nutzen können, sodass Sie als umweltbewusst und «grün» wahrgenommen werden können.
Fazit
Wenn Sie Ihren Geschäftsbericht mit einem geeigneten Redaktions- und Publikationssystem wie zum Beispiel eliasPublisher aufbereiten und die dahinterliegenden Erstellungsprozesse möglichst automatisieren, können Sie unter anderem Kosten sparen, Fehler vermeiden und die Umwelt schonen.
Zudem können Sie Ihren Geschäftsbericht an geeigneter Stelle mit grafischen Darstellungen oder sogar multimedialen Elementen anreichern und anschliessend messen, welche dieser Inhalte Ihrer Zielgruppe am besten gefallen haben.
Ein digitaler Geschäftsbericht lässt sich ausserdem einfacher mit Ihrer Zielgruppe teilen, was die Reichweite Ihres Geschäftsberichts erhöht.
So können Sie Ihren Geschäftsbericht Jahr für Jahr besser an die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe anpassen und geniessen so einen Vorteil gegenüber Unternehmen, die solche Daten nicht erheben oder nicht erheben können.
Quelle zur Studie über die Aufmerksamkeitsspanne: Lorenz-Spreen, P., Mønsted, B.M., Hövel, P. et al. Accelerating dynamics of collective attention. Nat Commun 10, 1759 (2019). https://doi.org/10.1038/s41467-019-09311-w