7 gute Gründe für die Nutzung eines Online-Redaktionssystems

Datum: 23. Juli 2019
Lesezeit: 7 Minuten
Michael Feer
Michael Feer
Leiter Marketing

Die Erstellung einer Publikation bedeutet viel Aufwand und kann sehr hektisch sein. Deshalb liegt es auf der Hand, dass nach Möglichkeiten gesucht wird, die den Redaktions- und Publikationsprozess erleichtern. Ein möglicher Lösungsansatz ist die Nutzung eines Online-Redaktionssystems. Warum? In diesem Blogpost finden sich die Antworten auf genau diese Frage.

Warum brauche ich Online-Redaktionssystem? Eine Frage, mit der viele Redakteure beschäftigen. Die Entwicklung von webbasierten Redaktionssystemen hatte vorwiegend das Ziel, die Effizienz des Redaktions- und Publikationsprozess zu steigern. Seither haben sich diese Online-Redaktionssysteme kontinuierlich weiterentwickelt und damit sind auch die Gründe mehr geworden, die für ihre Nutzung sprechen:

1. Zeitersparnis

Die herkömmliche Erstellung einer Publikation in einem papierbasierten Prozess erfordert einen grossen Aufwand und ständige Aufmerksamkeit. Die Publikation ist lokal gespeichert und so muss jede Änderung manuell verwaltet werden. Gleichzeitig müssen alle involvierten Personen über die Anpassungen informiert werden. So wird die Publikation in unzähligen E-Mails zwischen verschiedenen Bearbeitern und Entscheidungsträgern hin und her geschickt. Das ist ineffizient und kostet Zeit. Zeit, die man nicht hat. Denn bekanntlich sind die Termine bei der Erstellung einer Publikation eng gesteckt.

Durch die Arbeit mit einem Online-Redaktionssystem kann der Publikationsprozess nachhaltig verändert und eine Menge Zeit gespart werden. Um eine bessere Vorstellung zu erlangen, wie diese Zeit effektiv gespart werden kann, hier ein paar Beispiele aus dem Publikationsalltag mit unserem selbst entwickelten Online Redaktions-und Publikationssystem elias®.

  • Alle Korrekturen können direkt in der Publikation vorgenommen und müssen nicht mehr hin und her geschickt werden.
     
  • Dank der zentralen Speicherung der Publikation ist sie für jeden direkt zugänglich und muss nie mehr lange gesucht werden.
     
  • Die einfache Anwendung des Online-Publikationssystems ermöglicht die schnelle Erfassung aller Inhalte.
     
  • Die Verwendung von Templates stellt sicher, dass das Layout immer den Corporate Design Vorgaben des Unternehmens entspricht. Die Zeit für die Anpassung der Formatierung wird damit um ein Vielfaches reduziert.

2. Einfache Zusammenarbeit

Im manuellen Redaktionsprozess ist die Zusammenarbeit in der Regel etwas umständlich. Wenn eine Person an der Publikation arbeitet, müssen die anderen entweder darauf warten oder sie erstellen eine Kopie der Publikation und müssen diese verschiedenen Versionen später zusammenführen. Das stört nicht nur die Produktivität, es erhöht auch die Gefahr von Fehlern.

Ein Online-Redaktionssystem vereinfacht die Zusammenarbeit während des Redaktions- und Publikationsprozesses:

  • Die Frage, welche die neuste Version der Publikation ist, erübrigt sich. Denn alle Beteiligten arbeiten am gleichen Dokument. Die im Online-Redaktionssystem gespeicherte Publikation entspricht damit immer dem neusten Stand.
     
  • Alle beteiligten Personen können gleichzeitig an derselben Publikation arbeiten.
     
  • Das Online-Redaktionssystem kann unabhängig von Ort, Zeit und Gerät genutzt werden.
     
  • Sogar externe Partner wie beispielsweise Übersetzer können ganz einfach auf das Online-Redaktionssystem zugreifen und ihre Inhalte direkt in die Publikation einfügen.

3.Steigerung der Transparenz

Transparenz ist ein wichtiges Thema bei der Erstellung einer Publikation. Bei vielen Änderungen ist es wichtig nachvollziehen zu können, wer diese gemacht hat und wann und warum diese gemacht wurden. Ansonsten ist die Gefahr gross, den Überblick zu verlieren.

Die Arbeit mit einem Online-Redaktionssystem erhöht die Transparenz aller Aktivitäten. Es wird für nicht nur einfacher Änderungen vorzunehmen, sondern auch diese zu überwachen und zu verwalten. Gleichzeitig lässt sich so sicherstellen, dass alle Termine eingehalten werden und der Redaktionsplan auf Kurs bleibt.

4. Minimierung von Fehlerquellen

Der herkömmliche Publikationsprozess ist aufgrund der vielen händischen Korrekturen anfällig für Fehler. Je mehr Schnittstellen es gibt, umso grösser ist die Gefahr, dass sich ein Fehler einschleicht.

Durch die Nutzung eines Online-Redaktionssystems lassen sich diese Fehlerquellen minimieren:

  • Korrekturen und Anpassungen können direkt in der Publikation vorgenommen werden.
     
  • Inhalte können markiert werden, wenn sie eine Überprüfung oder eine weitere Bearbeitung benötigen. Diese Markierung ist für alle sichtbar, die an der Publikation arbeiten.

5. Langfristige Kosteneinsparungen

Die Arbeit mit einem Online-Redaktionssystem wird sich für jedes Unternehmen langfristig kostensparend auswirken. Durch die Effizienzsteigerung des Redaktions- und Publikationsprozesses können Publikationen schneller erstellt und mühelos publiziert werden.

Je mehr Publikationen man erstellt, umso höher ist das Potenzial der Kosteneinsparungen und umso mehr lohnt es sich, auf ein Online-Redaktionssystem umzusteigen. Praktisch alle Publikationen eignen sich dazu, mit einem Online-Redaktionssystem erstellt zu werden. Das sind die Publikationen, die am häufigsten eingesetzt werden:

 
  • Geschäftsbericht                            
    Mehr dazu hier
     
  • Factsheet
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  • Medienmitteilung
    Mehr dazu hier
 
 
  • Datenblatt
     
  • Benutzerhandbuch
     
  • Lehrmittel
     
  • Mitarbeitermagazin
     
 

6. Medienübergreifende Publikationen

Gerade die medienübergreifende Publikation gewinnt immer mehr an Relevanz. Ohne Online-Redaktionssystem ein mühsames Unterfangen. Denn die Publikation muss für jeden Publikationskanal einzeln aufbereitet werden. Das kostet unnötig Zeit.

Die crossmediale Publikation wird durch die Verwendung eines Online-Redaktionssystems erheblich vereinfacht, weil es die Inhalte einer Publikation unabhängig vom Publikationskanal aufbereitet. Ausserdem können einzelne Inhalte je nach Publikationskanal ein- oder ausgeblendet werden.

7. Professioneller Unternehmensauftritt

Die Verwendung eines Online-Redaktionssystems vereinfacht nicht nur den Publikationsprozess, es macht ihn auch professioneller. Das erleichtert sowohl die interne Zusammenarbeit als auch die mit externen Partnern wie beispielsweise Übersetzer, Lektoren oder Gutachter.

Ausserdem vereinfacht ein Online-Redaktionssystem die Erstellung ansprechend aussehender Publikationen. Und das wirkt sich positiv auf die externe Wahrnehmung eines Unternehmens aus.

Das passende Online-Redaktionssystem

Es gibt zahlreiche Argumente, die für die Arbeit mit einem Online-Redaktionssystem sprechen. Es ist naheliegend, dass die nächste Frage ist, wie ein Redaktionssystem gefunden werden kann, das zu den Bedürfnissen eines Unternehmens passt.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass unsere Kunden besonders im Redaktions- und Publikationsprozess aufgrund komplex zu bedienender Redaktionssystemen über die Abhängigkeit von Dritten klagen. Entsprechend wünschen sie sich, unabhängig(er) und schneller zu sein.

Eine simple Gesamtlösung: Das Online-Redaktions- und Publikationssystem elias®

Aus diesem Grund haben wir eine simple Gesamtlösung entwickelt: elias®, ein innovatives Online-Redaktions- und Publikationssystem. elias® hat das Ziel, die Erstellung und Veröffentlichung professioneller Publikationen in der Unternehmenskommunikation zu vereinfachen. Egal ob Factsheets, Geschäftsberichte, Medienmitteilungen, Bedienungsanleitungen, Datenblätter oder Lehrmaterialien, diese Automatisierungslösung zeichnet sich durch einfache Handhabung, sichere Organisation, Zusammenarbeit und professionelle Dokumentenveröffentlichung unabhängig von Ort, Zeit und Gerät aus.

Hier gibt es mehr über elias® und wie davon profitiert werden kann.

 

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