Mit den Benachrichtigungen bleiben Sie auf dem Laufenden

Neu werden Sie von eliasPublisher benachrichtigt, sobald der Upload einer Excel-Datei abgeschlossen ist. Je nach Anzahl Worksheets und Datenmenge kann das etwas dauern. Ein zusätzliches Update gibt es im Zusammenhang mit der Freigabe von gemeinsamen Dateiablagen. Hier wird der Chefredaktor einer Publikation künftig direkt benachrichtigt und kann per Klick rasch und einfach eine Freigabe erteilen.

Im Folgenden die wichtigsten Anwendungsfälle, bei welchen neu eine Benachrichtigung von eliasPublisher an die Benutzer erfolgt.

In eliasPublisher haben Sie die Möglichkeit, in Dateiablagen Files hinzuzufügen. Mit der neuen Funktion «Benachrichtigungen» erhalten Systemnutzer eine Bestätigung in dem Moment, in dem ein Excel-File erfolgreich hochgeladen wurde. Je nach Grösse des Dokuments kann das Hochladen und Verarbeiten mehrere Minuten dauern. Dank der Benachrichtigungsfunktion müssen Sie künftig nicht mehr wiederholt nachschauen, ob der Upload erfolgreich beendet ist, sondern sehen dies direkt unter Ihrem Profil. Dort erscheint im Menupunkt «Benachrichtigungen» ein roter Punkt, der neue Nachrichten anzeigt. Mit einem Klick darauf gelangen Sie auf die Liste der Benachrichtigungen, wo Ihnen mitgeteilt wird: «Verarbeitung von «Excel-Filename» abgeschlossen». Ihr Vorteil: Sie können Ihre Zeit während des Uploads anderweitig nutzen.

Es kann vorkommen, dass ein Excel-Worksheet fehlerhafte Formeln oder Formatierungen enthält. Solche Dokumente können ein Upload verhindern. In diesem Fall wird der Systemnutzer unter dem Menupunkt «Benachrichtigungen» informiert, dass eliasPublisher diese Datei nicht verarbeiten konnte: «Verarbeitung von «Excel-Filename» fehlgeschlagen».

Ein Klick auf die Benachrichtigung führt Sie zur Excel-Datei, wo Ihnen die genaue Position des fehlerhaften Inhalts angezeigt wird. Entsprechend einfach und rasch können Sie die Excel-Datei korrigieren.

Die Rollen- und Berechtigungszuteilung ist eine der vielen praktischen Funktionen von eliasPublisher. Sie stellt sicher, dass nur diejenigen Personen auf bestimmte Dokumente und Dateiablagen zugreifen können, welche eine Berechtigung dafür haben. Es gibt jedoch immer wieder Fälle, in welchen für eine Publikation Dateien aus einer anderen Publikation benötigt werden, auf die noch kein Zugriff besteht. Dank der neuen Funktion kann ein Chefredaktor künftig eine Anfrage für den Zugang auf eine gemeinsame Dateiablage stellen. Damit der angefragte Chefredaktor die Anfrage sieht, erhält er die Benachrichtigung: «Zugriff auf «Name der gemeinsamen Dateiablage» für «Publikation xy» beantragt».

Mittels Klicks auf die Anfrage kann der Chefredaktor diese ablehnen oder den Zugang zur gemeinsamen Dateiablage freigeben. Der Antragsteller erhält im positiven Fall die Nachricht «Zugriff auf «Name der gemeinsamen Dateiablage» genehmigt». Dank des Zugriffs auf das gewünschte Dokument kann er rasch weiterarbeiten und Termine werden eingehalten.

Jede Nacht informiert eine automatisch generierte E-Mail über ungelesene Benachrichtigungen der letzten 24 Stunden für die folgenden Fälle:

• Verarbeitung eines Excel-Worksheets fehlgeschlagen
• Zugang zu gemeinsamer Dateiablage angefragt
• Anfrage auf eine gemeinsame Dateiablage abgelehnt

Die Benachrichtigungsfunktion, sei es im Rahmen von Datei-Uploads oder von Zugriffsanfragen, beschleunigt und vereinfacht Ihre Prozesse. Ausserdem bildet sie die Basis für weitere Neuerungen wie beispielsweise eine Kommentarfunktion.