Effiziente Geschäftsbericht-Erstellung: Mit diesen 6 Tipps gelingt es!

Datum: 22. Juli 2019
Lesezeit: 6 Minuten
Stephanie Suppiger
Stephanie Suppiger
PR-Fachfrau

Die Erstellung eines Geschäftsberichts ist für viele Firmen eine alljährliche Mammutaufgabe, die jede Menge Ressourcen benötigt. Das muss nicht sein! Wir haben die wichtigsten Tipps zusammengestellt, die dabei helfen, den nächsten Geschäftsbericht einfach und effizient zu erstellen.

Ein Geschäftsbericht ist weitaus mehr als die Zusammenstellung von Zahlen. Er ist ein wahrer Imageträger und zählt deshalb zu den bedeutendsten Kommunikationsmitteln eines Unternehmens. Das bedeutet aber nicht, dass seine Erstellung alle Ressourcen in Anspruch nehmen muss. Mithilfe der folgenden 6 Tipps gelingt es, die Effizienz bei der Erstellung des Geschäftsberichts entscheidend steigern zu können:

1. Vorbereitung: Zeit nutzen

Nach dem Geschäftsbericht ist vor dem Geschäftsbericht. Umso wichtiger ist es, das ganze Jahr zu nutzen, um sich auf den nächsten Geschäftsbericht vorzubereiten. Denn abgesehen von den Zahlen, welche erst nach Abschluss des Geschäftsjahres verfügbar sind, gibt es Inhalte, die problemlos vorbereitet werden können. Durch diese detaillierte Vorbereitung können alle Beteiligten den Stress in der Endphase der Geschäftsbericht-Erstellung erheblich reduzieren.

Hier ein paar Beispiele für Inhalte, die sich gut vorbereiten lassen:

  • Lagebericht
    Viele Inhalte des Lageberichts können bereits im Verlauf des Geschäftsjahres gesammelt werden. Denn der Lagebericht gibt nicht nur Einblick in die aktuelle Situation eines Unternehmens, er zeigt auch, wie der Geschäftsverlauf im letzten Jahr war. Er gibt ausserdem Auskunft über die wichtigsten Ereignisse und Meilensteine sowie die Forschungs- und Entwicklungstätigkeit.
     
  • Vorwort
    Das Vorwort – auch Aktionärsbrief genannt – steht am Anfang des Geschäftsberichtes ist das erste, was der Leser zu Gesicht bekommt. Dementsprechend hoch sind die Anforderungen daran. Es ist eine Kombination aus einer kurzen Zusammenfassung des letzten Jahres und einem Ausblick in die Zukunft des Unternehmens. Zwar wird der Aktionärsbrief in der Regel vom CEO oder dem Präsidenten des Verwaltungsrates geschrieben, dieser Prozess kann aber von anderen unterstützt werden, indem sie mögliche Schwerpunktthemen zur Verfügung stellen.

    Hier gibt es einfache Tipps für die Erstellung eines überzeugenden Vorworts
     
  • Nachhaltigkeitsbericht
    Der Nachhaltigkeitsbericht hat in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen und gehört heute in jeden guten Geschäftsbericht. Er gibt den Zielgruppen Auskunft darüber, inwiefern sich ein Unternehmen für Nachhaltigkeit in den Bereichen Ökologie, Ökonomie und Soziales einsetzt. Auch diese Themen können problemlos frühzeitig für den Geschäftsbericht aufbereitet werden.

2. Konzept: Arbeiten mit System

  • Struktur
    Definition einer inhaltlichen Struktur. Sie gibt dem Geschäftsbericht einen roten Faden und dient während der Erstellung als Wegweiser. Sofern ein Unternehmen schon einen oder mehr Geschäftsberichte publiziert hat, kann es hilfreich sein, sich daran zu orientieren und darauf aufzubauen.
     
  • Inhalt
    Nebst den Pflichtinhalten eines Geschäftsberichts, gibt es freiwillige Inhalte, wie beispielsweise der Aktionärsbrief, der Nachhaltigkeitsbericht oder die Segmentberichterstattung. Ein Geschäftsbericht ist ein Imageträger. Als solcher sollte er die Themen abdecken, die Zielgruppe des Unternehmens interessieren und das positive Image des Unternehmens unterstreichen.  
     
  • Storytelling
    Auch wenn die Mehrheit eines Geschäftsberichts Zahlen sind, steht dahinter eine konkrete Aussage – mehr noch: eine Geschichte. Es gilt festzulegen, welche Geschichte ein Unternehmen mit dem Geschäftsbericht erzählen will und wie diese gezielt vermittelt werden kann.

    Ein spannender Blog-Beitrag zum Thema Storytelling im Geschäftsbericht: Jetzt lesen!
     
  • Stil
    Die Festlegung eines Stils, der zur Corporate Identity des Unternehmens passt. Das betrifft sowohl den Schreibstil des Geschäftsberichts als auch die Bilder, die verwendet werden. Je genauer die Zielgruppen des Unternehmens bekannt sind, umso konkreter kann auf deren Bedürfnisse eingegangen werden.

3. Methode: Planen und Notizen machen

Die Erstellung eines Geschäftsberichts ist ein Prozess, der aus unzähligen einzelnen Aufgaben besteht. Besonders in der Endphase kann es eine ziemliche Herausforderung sein, stets den Überblick zu behalten. Die Lösung ist simpel, aber wirkungsvoll: Ein Terminplan. Die Zusammenstellung eines detaillierten Plans mit allen Arbeitsschritten, wann diese beginnen und noch wichtiger, wann sie erledigt sein müssen. Bei einer konsequenten Einhaltung dieses Plans, kann die Zeit effizient genutzt werden und es bleibt mehr Kapazität für die Kernaufgaben.

Mehr darüber, wie die Erstellung des Geschäftsberichts geplant werden kann, gibt es hier.

Bei der Planung der redaktionellen Inhalte hilft es, Notizen zu machen. So sollte beispielsweise immer aufgeschrieben werden, wenn sich ein Meilenstein ereignet. Das wird die Arbeit am Ende des Jahres erleichtern. Denn rückblickend fällt es schwer, sich direkt an alles Wichtige erinnern können. Ausserdem haben Notizen den Vorteil, dass sie die Entwicklung des Geschäftsverlaufs direkt in der chronologisch richtigen Reihenfolge anzeigen und diese am Ende des Jahres nur noch zusammengefügt werden müssen.

4. Zusammenarbeit: Arbeiten mit einem Team

Die Erstellung eines Geschäftsberichts ist so umfassend, dass es sich auf jeden Fall lohnt, im Team daran zu arbeiten. Durch die Zusammenarbeit können die verschiedenen Arbeiten verteilt werden und man kann sich regelmässig mit Kollegen und Kolleginnen austauschen. Ausserdem können Inhalte gegenseitig gelesen und hinterfragt werden. Damit lassen sich deren Qualität erhöhen und die Richtigkeit sicherstellen. Am einfachsten ist es, wenn diese Termine bereits am Anfang des Geschäftsjahres festgelegt werden.

Wenn nicht alle Aufgaben unternehmensintern erledigen werden können, gibt es die Möglichkeit, externe Dienstleister wie beispielsweise Grafiker, Übersetzer oder Lektoren hinzuzuziehen. Es ist wichtig, diese Partner frühzeitig in den Prozess zu involvieren. So kann sichergestellt werden, dass die nötigen Kapazitäten zum entsprechenden Zeitpunkt verfügbar sind und sich der Publikationsprozess nicht verzögert.  

5. Kontrolle, Kontrolle, Kontrolle

Der Geschäftsbericht ist eine wesentliche Entscheidungsgrundlage für Aktionäre und Investoren und hat damit grossen Einfluss auf die zukünftige Entwicklung eines Unternehmens. Deshalb versteht es sich von selbst, dass restlos alle Inhalte des Geschäftsberichts korrekt sein müssen. Das gilt sowohl für die Zahlen der Bilanz und Erfolgsrechnung, als auch für die redaktionellen Inhalte.  

Mit diesen drei Tricks werden redaktionellen Inhalte besonders effizient kontrolliert:

  • Mehrfaches Durchlesen aller Inhalte. Bei einem Text, den man bereits gut kennt, hilft es, am Schluss zu beginnen und Satz für Satz von unten nach oben zu lesen.
     
  • Das laute Vorlesen von Texten vereinfacht es, Fehler schnell zu entdecken
     
  • Die Inhalte einem Kollegen oder einer Kollegin zum Korrekturlesen geben. Dabei geht es nicht nur darum allfällige Fehler in der Rechtschreibung oder Grammatik zu finden, sondern auch die Richtigkeit der Inhalte zu hinterfragen.

6. Automatisierung: Abläufe vereinfachen

Ein ganz wichtiger Punkt für die Effizienzsteigerung bei der Erstellung eines Geschäftsberichts ist die Automatisierung der Prozesse. Denn die folgende Situation kennen wir zu genüge: Zur Kontrolle der Inhalte werden Unmengen von Papier ausgedruckt, welche mit Korrekturen oder Notizen versehen werden. Danach werden die Unterlagen wieder eingescannt und zur Anpassung an einen Kollegen oder eine Kollegin gesendet. Oder man erhält handgeschriebene Korrekturen und muss mehrfach nachfragen, weil man die Notizen nicht lesen kann. Das kostet unnötig Zeit, benötigt viele Ressourcen und verlangsamt den Publikationsprozess.

Die Lösung für dieses Problem könnte ein passendes Redaktionssystem sein, wie beispielsweise unser Online-Publikations- und Redaktionssystem elias®. Denn mit elias®  lasen sich viele Prozessschritte automatisieren. Dadurch kann die Zusammenarbeit mit Kollegen viel effizienter gestaltet werden.

Die effiziente Erstellung eines Geschäftsberichts

Wer die Erstellung des Geschäftsberichts in Zukunft (noch) effizienter gestalten möchte, sollte:

  1. die Arbeit auf das ganze Jahr verteilen und alles, was möglich ist, vorbereiten,
  2. ein Konzept erstellen und sich konsequent daran orientieren,
  3. einen Publikationsplan zusammenstellen und Notizen machen,
  4. im Team arbeiten und sich regelmässig austauschen,
  5. alle Inhalte mehrfach kontrollieren und
  6. die Automatisierung des Publikationsprozesses in Erwägung ziehen.

Diese sechs einfachen Tipps haben uns bei der Erstellung zahlreicher Geschäftsberichte sehr geholfen und wir sind überzeugt, dass das auch anderen so gehen wird. 

 

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