Effiziente Geschäftsbericht-Erstellung: Mit diesen 6 Tipps gelingt es!

Datum: 22. Juli 2019
Lesezeit: 6 Minuten
Stephanie Suppiger
Stephanie Suppiger
PR-Fachfrau

Die Erstellung eines Geschäftsberichts ist für viele Firmen eine alljährliche Mammutaufgabe, die jede Menge Ressourcen benötigt. Das muss nicht sein! Wir haben für dich die wichtigsten Tipps zusammengestellt, die dir helfen, deinen nächsten Geschäftsbericht einfach und effizient zu erstellen.

Ein Geschäftsbericht ist weitaus mehr als die Zusammenstellung von Zahlen. Er ist ein wahrer Imageträger und zählt deshalb zu den bedeutendsten Kommunikationsmitteln eines Unternehmens. Das bedeutet aber nicht, dass seine Erstellung alle deine Ressourcen in Anspruch nehmen muss. Mithilfe der folgenden 6 Tipps gelingt es dir, die Effizienz bei der Erstellung deines Geschäftsberichts entscheidend steigern zu können:

1. Vorbereitung: Nutze deine Zeit

Nach dem Geschäftsbericht ist vor dem Geschäftsbericht. Umso wichtiger ist es, dass du das ganze Jahr nutzt, um dich auf den nächsten Geschäftsbericht vorzubereiten. Denn abgesehen von den Zahlen, welche erst nach Abschluss des Geschäftsjahres verfügbar sind, gibt es Inhalte, die du problemlos vorbereiten kannst. Durch diese detaillierte Vorbereitung werden du und deine Kollegen den Stress in der Endphase der Geschäftsbericht-Erstellung erheblich reduzieren können.

Hier ein paar Beispiele für Inhalte, die du gut vorbereiten kannst:

  • Lagebericht
    Viele Inhalte des Lageberichts kannst du bereits im Verlauf des Geschäftsjahres sammeln. Denn der Lagebericht gibt nicht nur Einblick in die aktuelle Situation deines Unternehmens, er zeigt auch, wie der Geschäftsverlauf im letzten Jahr war. Er gibt ausserdem Auskunft über die wichtigsten Ereignisse und Meilensteine sowie die Forschungs- und Entwicklungstätigkeit.
     
  • Vorwort
    Das Vorwort – auch Aktionärsbrief genannt – steht am Anfang des Geschäftsberichtes ist das erste, was der Leser zu Gesicht bekommt. Dementsprechend hoch sind die Anforderungen daran. Es ist eine Kombination aus einer kurzen Zusammenfassung des letzten Jahres und einem Ausblick in die Zukunft des Unternehmens. Zwar wird der Aktionärsbrief in der Regel vom CEO oder dem Präsidenten des Verwaltungsrates geschrieben, du kannst diesen Prozess aber unterstützten, indem du mögliche Schwerpunktthemen zur Verfügung stellst.
     
  • Nachhaltigkeitsbericht
    Der Nachhaltigkeitsbericht hat in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen und gehört heute in jeden guten Geschäftsbericht. Er gibt deiner Zielgruppe Auskunft darüber, inwiefern sich dein Unternehmen für Nachhaltigkeit in den Bereichen Ökologie, Ökonomie und Soziales einsetzt. Auch diese Themen kannst du problemlos frühzeitig für den Geschäftsbericht aufbereiten.

2. Konzept: Arbeite mit System

Nach dem Geschäftsbericht ist vor dem Geschäftsbericht. Umso wichtiger ist es, dass du das ganze Jahr nutzt, um dich auf den nächsten Geschäftsbericht vorzubereiten. Denn abgesehen von den Zahlen, welche erst nach Abschluss des Geschäftsjahres verfügbar sind, gibt es Inhalte, die du problemlos vorbereiten kannst. Durch diese detaillierte Vorbereitung werden du und deine Kollegen den Stress in der Endphase der Geschäftsberichterstellung erheblich reduzieren können.

  • Struktur
    Definiere eine inhaltliche Struktur. Sie gibt deinem Geschäftsbericht einen roten Faden und dient dir während der Erstellung als Wegweiser. Sofern dein Unternehmen schon einen oder mehr Geschäftsberichte publiziert hat, wird es dir helfen, dich daran zu orientieren und darauf aufzubauen.
     
  • Inhalt
    Nebst den Pflichtinhalten deines Geschäftsberichts, gibt es freiwillige Inhalte, wie beispielsweise der Aktionärsbrief, der Nachhaltigkeitsbericht oder die Segmentberichterstattung. Denk immer daran, dass dein Geschäftsbericht ein Imageträger ist. Überlege, welche Themen die Zielgruppe deines Unternehmens interessieren und das positive Image deines Unternehmens unterstreichen.  
     
  • Storytelling
    Auch wenn die Mehrheit eines Geschäftsberichts Zahlen sind, steht dahinter eine konkrete Aussage – mehr noch: eine Geschichte. Lege fest, welche Geschichte dein Unternehmen mit dem Geschäftsbericht erzählen will und wie diese gezielt vermittelt werden kann.
     
  • Stil
    Finde einen Stil, der zur Corporate Identity deines Unternehmens passt. Das betrifft sowohl den Schreibstil des Geschäftsberichts als auch die Bilder, die du verwendest. Je genauer du die Zielgruppe deines Unternehmens kennst, umso konkreter kannst du auf deren Bedürfnisse eingehen.

3. Methode: Folge einem Plan und mach dir Notizen

Die Erstellung eines Geschäftsberichts ist ein Prozess, der aus unzähligen einzelnen Aufgaben besteht. Besonders in der Endphase kann es eine ziemliche Herausforderung sein, stets den Überblick zu behalten. Die Lösung ist simpel, aber wirkungsvoll: Ein Terminplan. Stelle einen detaillierten Plan mit allen Arbeitsschritten zusammen und lege fest, wann du damit beginnen willst und noch wichtiger, wann sie erledigt sein müssen. Wenn du dich konsequent daranhältst, nutzt du deine Zeit effizient und kannst dich mehr auf deine Kernaufgaben konzentrieren.

Bei der Planung der redaktionellen Inhalte solltest du Notizen machen. Schreibe beispielsweise immer auf, wenn sich ein Meilenstein ereignet. Das wird dir deine Arbeit am Ende des Jahres erleichtern. Denn rückblickend wirst du dich nur schwer direkt an alles Wichtige erinnern können. Ausserdem haben Notizen den Vorteil, dass sie die Entwicklung des Geschäftsverlaufs direkt in der chronologisch richtigen Reihenfolge anzeigen und du diese am Ende des Jahres nur noch zusammenfügen musst.

4. Zusammenarbeit: Arbeite mit einem Team

Die Erstellung eines Geschäftsberichts ist so umfassend, dass es sich auf jeden Fall lohnt, im Team daran zu arbeiten. Durch die Zusammenarbeit können die verschiedenen Arbeiten verteilt werden und du kannst dich regelmässig mit deinen Kollegen und Kolleginnen austauschen. Ausserdem könnt eure Inhalte gegenseitig lesen und hinterfragen. Damit erhöhst du deren Qualität und stellst die Richtigkeit sicher. Am einfachsten ist es, wenn ihr diese Termine bereits am Anfang des Geschäftsjahres festlegt.

Wenn du nicht alle Aufgaben unternehmensintern erledigen kannst oder willst, hast du die Möglichkeit externe Dienstleister wie beispielsweise Grafiker, Übersetzer oder Lektoren hinzuzuziehen. Vergiss nicht, diese Partner frühzeitig in den Prozess zu involvieren. So kannst du sicherstellen, dass die nötigen Kapazitäten zum entsprechenden Zeitpunkt verfügbar sind und dein Publikationsprozess sich nicht verzögert.  

5. Kontrolle, Kontrolle, Kontrolle

Der Geschäftsbericht ist eine wesentliche Entscheidungsgrundlage für Aktionäre und Investoren und hat damit grossen Einfluss auf die zukünftige Entwicklung deines Unternehmens. Deshalb versteht es sich von selbst, dass restlos alle Inhalte deines Geschäftsberichts korrekt sein müssen. Das gilt sowohl für die Zahlen der Bilanz und Erfolgsrechnung, als auch für die redaktionellen Inhalte.  

Mit diesen drei Tricks kontrollierst du die redaktionellen Inhalte besonders effizient:

  • Lies alle Inhalte mehrfach durch. Wenn du einen Text bereits gut kennst, hilft es, wenn du am Schluss beginnst und Satz für Satz von unten nach oben liest.
     
  • Wenn du deine Texte laut vorliest, entdeckst du allfällige Fehler viel schneller.
     
  • Gib deine Inhalte einem Kollegen oder einer Kollegin zum Korrekturlesen. Dabei geht es nicht nur darum allfällige Fehler in der Rechtschreibung oder Grammatik zu finden, sondern auch die Richtigkeit der Inhalte zu hinterfragen.

6. Automatisierung: Vereinfache deine Abläufe

Ein ganz wichtiger Punkt für die Effizienzsteigerung bei der Erstellung deines Geschäftsberichts ist die Automatisierung der Prozesse. Denn die folgende Situation kennen wir zu genüge und ich bin mir sicher, du auch: Zur Kontrolle der Inhalte druckst du Unmengen von Papier aus und machst deine Korrekturen oder Notizen darauf. Danach scannst du die Unterlagen wieder ein und sendest sie zur Anpassung an einen Kollegen oder eine Kollegin. Oder du erhältst handgeschriebene Korrekturen und musst mehrfach nachfragen, weil du die Notizen nicht lesen kannst. Das kostet unnötig Zeit, benötigt viele Ressourcen und verlangsamt den Publikationsprozess.

Die Lösung für dieses Problem könnte ein passendes Redaktionssystem sein, wie beispielsweise unser Online-Publikations- und Redaktionssystem elias®. Denn damit hast du die Möglichkeit viele Prozessschritte zu automatisieren und kannst die Zusammenarbeit mit deinen Kollegen dadurch viel effizienter gestalten. Weitere Informationen über elias® findest du hier.

Die effiziente Erstellung eines Geschäftsberichts

Wenn du die Erstellung deines Geschäftsberichts in Zukunft (noch) effizienter gestalten möchtest, solltest du

  1. deine Arbeit auf das ganze Jahr verteilen und alles, was du kannst, vorbereiten,
  2. ein Konzept erstellen und dich konsequent daran orientieren,
  3. dir einen Publikationsplan zusammenstellen und Notizen machen,
  4. im Team arbeiten und dich regelmässig austauschen,
  5. alle Inhalte mehrfach kontrollieren und
  6. die Automatisierung deines Publikationsprozesses in Erwägung ziehen.

Diese sechs einfachen Tipps haben uns bei der Erstellung zahlreicher Geschäftsberichte sehr geholfen und ich bin überzeugt, dass es dir ebenso gehen wird.

 

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