Eine effiziente Erstellung des Geschäftsberichts: Mit diesen 6 Tipps gelingt es!

Wahrscheinlich kennst du das auch: Die Erstellung eines Geschäftsberichts ist eine Mammutaufgabe, die jedes Jahr Unmengen an Ressourcen verschlingt.

Ginge das nicht auch anders? Wir sagen ja!
Wir haben für dich die 6 wichtigsten Tipps zusammengestellt, damit du deinen nächsten Geschäftsbericht einfach und effizient erstellen kannst.

Ein Geschäftsbericht ist weitaus mehr als die Zusammenstellung nackter Zahlen. Er hat sich in den letzten Jahren zu einem wahren Imageträger entwickelt und zählt deshalb zu den bedeutendsten Kommunikationsmitteln eines Unternehmens.

Das bedeutet aber nicht, dass seine Erstellung alle deine Ressourcen in Anspruch nehmen muss. Mithilfe der folgenden 6 Tipps wirst du die Effizienz bei der Erstellung deines Geschäftsberichts entscheidend steigern können:

Es gibt ein allgemein gültiges Gesetz für die Erstellung eines Geschäftsberichts: Nach dem Geschäftsbericht ist vor dem Geschäftsbericht.

Das beantwortet die Frage, wann du mit den Vorbereitungen für den Geschäftsbericht beginnen solltest. Nämlich, sobald die Publikation der Jahresergebnisse erfolgt ist.

Es lohnt sich, früh genug an den nächsten Geschäftsbericht zu denken und das ganze Jahr für die Vorbereitung zu nutzen. Denn abgesehen von den Zahlen, welche erst nach Abschluss des Geschäftsjahres verfügbar sind, gibt es Inhalte, die du problemlos vorzeitig erstellen kannst.

Durch diese detaillierte Vorbereitung werden du und deine Kollegen den Stress in der Endphase der Geschäftsbericht-Erstellung erheblich reduzieren können.

Hier ein paar Beispiele für Inhalte, die du gut vorbereiten kannst:

• Lagebericht
  Viele Inhalte für den Lagebericht kannst du bereits im Verlauf des Geschäftsjahres sammeln. Denn der Lagebericht gibt nicht nur Einblick in die aktuelle Situation deines Unternehmens, er zeigt auch, wie der Geschäftsverlauf im letzten Jahr war. Er gibt ausserdem Auskunft über die wichtigsten Ereignisse und Meilensteine sowie die Forschungs- und Entwicklungstätigkeit. 
   
• Vorwort
  Das Vorwort – auch Aktionärsbrief genannt – steht am Anfang des Geschäftsberichtes und ist das erste, was der Leser zu Gesicht bekommt.
  
  Dementsprechend hoch sind die Anforderungen an das Vorwort. Es ist eine Kombination aus einer kurzen Zusammenfassung des letzten Jahres und einem Ausblick in die Zukunft des Unternehmens.
  
  Zwar wird der Aktionärsbrief in der Regel vom CEO oder dem Verwaltungsratspräsidenten geschrieben, du kannst diesen Prozess aber unterstützten, indem du mögliche Schwerpunktthemen zur Verfügung stellst.

• Nachhaltigkeitsbericht
  Der Nachhaltigkeitsbericht hat in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen und gehört heute in jeden guten Geschäftsbericht. Er gibt deiner Zielgruppe Auskunft darüber, inwiefern sich dein Unternehmen für Nachhaltigkeit in den Bereichen Ökologie, Ökonomie und Soziales einsetzt. Auch diese Themen kannst du problemlos frühzeitig für den Geschäftsbericht aufbereiten.

Der Geschäftsbericht ist eine umfangreiche Publikation. Deshalb ist es sinnvoll, ein Konzept zu erarbeiten. In diesem Konzept können die folgenden Punkte definiert werden.  
 

• Struktur
  Lege die Struktur deines Geschäftsberichts fest. Sie sorgt nicht nur für einen roten Faden bei den Lesern, während der Erstellung dient sie dir zudem als Wegweiser. Sofern dein Unternehmen schon einen oder mehr Geschäftsberichte publiziert hat, kannst du dich an dieser Struktur orientieren und darauf aufbauen.
   
• Inhalt
  Nebst den Pflichtinhalten deines Geschäftsberichts, gibt es freiwillige Inhalte, wie beispielsweise den Aktionärsbrief, den Nachhaltigkeitsbericht oder die Segmentberichterstattung.
  
  Denk immer daran, dass dein Geschäftsbericht ein Imageträger ist. Es ist wichtig, dass du Themen wählst, die deine Zielgruppen interessieren und das positive Image deines Unternehmens unterstreichen.
   
• Storytelling
  Auch wenn ein Grossteil eines Geschäftsberichts Zahlen sind, steht dahinter eine konkrete Aussage – mehr noch: eine Geschichte. Lege fest, welche Geschichte dein Unternehmen mit dem Geschäftsbericht erzählen will und wie diese gezielt vermittelt werden kann.

• Stil
  Finde einen Stil, der zur Corporate Identity deines Unternehmens passt. Das betrifft sowohl den Schreibstil des Geschäftsberichts als auch die Bilder, die du verwendest.
  
  Um einen passenden Stil zu finden ist es notwendig, dass du die Zielgruppe deines Unternehmens kennst. Umso genauer du diese Zielgruppe erfasst, umso konkreter kannst du auf deren Bedürfnisse eingehen.

Die Erstellung eines Geschäftsberichts ist ein Prozess, der aus unzähligen einzelnen Aufgaben besteht. Besonders in der Endphase kann es eine ziemliche Herausforderung sein, stets den Überblick zu behalten.

Die Lösung dieses Problems ist eine simple, aber wirkungsvolle Methode: Die Erstellung eines Redaktions- und Publikationsplans.

Stelle einen detaillierten Plan mit allen Arbeitsschritten zusammen und lege fest, wann du damit beginnen willst und noch wichtiger, wann sie erledigt sein müssen.

Wenn du dich konsequent an diesen Plan hältst, nutzt du deine Zeit effizient und kannst dich mehr auf deine Kernaufgaben konzentrieren.

Für die Planung der redaktionellen Inhalte hilft es, wenn du regelmässig Notizen machst. Schreibe beispielsweise immer auf, wenn sich ein Meilenstein ereignet. Das wird dir deine Arbeit am Ende des Jahres erleichtern. Denn rückblickend wirst du dich nur schwer direkt an alles Wichtige erinnern können.

Ausserdem haben Notizen den Vorteil, dass sie die Entwicklung des Geschäftsverlaufs direkt in der chronologisch richtigen Reihenfolge anzeigen und du diese am Ende des Jahres nur noch zusammenfügen musst.

Die Erstellung eines Geschäftsberichts ist so umfassend, dass es kaum möglich ist, dass du das alles alleine erstellst.

Was sollst du also tun?
Arbeite im Team!

Durch die Zusammenarbeit können die verschiedenen Arbeiten verteilt werden und du kannst dich regelmässig mit deinen Kollegen und Kolleginnen austauschen. Ausserdem könnt ihr eure Inhalte gegenseitig lesen und hinterfragen. Das erhöht die Qualität und stellt die Richtigkeit sicher.

Am einfachsten ist es, wenn ihr diese Termine bereits am Anfang des Geschäftsjahres festlegt.

Wenn du nicht alle Aufgaben unternehmensintern erledigen kannst oder willst, hast du die Möglichkeit externe Dienstleister wie beispielsweise Grafiker, Übersetzer oder Lektoren hinzuzuziehen.

Vergiss nicht, diese Partner frühzeitig in den Prozess zu involvieren. So kannst du sicherstellen, dass die nötigen Kapazitäten zum entsprechenden Zeitpunkt verfügbar sind und dein Publikationsprozess sich nicht verzögert.  

Der Geschäftsbericht ist eine wesentliche Entscheidungsgrundlage für Aktionäre und potenzielle Investoren und hat damit grossen Einfluss auf die zukünftige Entwicklung deines Unternehmens.

Es versteht sich deshalb von selbst, dass restlos alle Inhalte deines Geschäftsberichts korrekt sein müssen. Das gilt sowohl für die Zahlen der Bilanz und Erfolgsrechnung, als auch für die redaktionellen Inhalte.  

Mit diesen vier Tricks kontrollierst du die redaktionellen Inhalte besonders effizient:

• Lies alle Inhalte mehrfach durch. Wenn du einen Text bereits gut kennst, hilft es, wenn du am Schluss beginnst und Satz für Satz von unten nach oben liest.
   
• Wenn du deine Texte laut vorliest, entdeckst du allfällige Fehler viel eher.
   
• Fehler lassen sich auf Papier besser erkennen, als auf dem Bildschirm. Deshalb lohnt es sich, wenn du die zu korrigierenden Inhalte ausdruckst.
   
• Frag einen Kollegen oder eine Kollegin um Unterstützung: Gib deine zum Korrekturlesen. Dabei geht es nicht nur darum allfällige Fehler in der Rechtschreibung oder Grammatik zu finden, sondern auch die Richtigkeit der Inhalte zu hinterfragen.

Die folgende Situation kennen wir zu genüge und ich bin mir sicher, du auch: Zur Kontrolle der Inhalte druckst du Unmengen von Papier aus und machst deine Korrekturen oder Notizen darauf. Danach scannst du die Unterlagen wieder ein und sendest sie zur Anpassung an einen Kollegen oder eine Kollegin. Oder du erhältst handgeschriebene Korrekturen und musst mehrfach nachfragen, weil du die Notizen nicht lesen kannst.

Das kostet unnötig Zeit, benötigt viele Ressourcen und verlangsamt den Publikationsprozess.

Ein zentraler Punkt für die Effizienzsteigerung bei der Erstellung deines Geschäftsberichts ist deshalb die Automatisierung der Prozesse.

Die Lösung für dieses Problem könnte ein passendes Redaktionssystem sein, wie beispielsweise unser Online-Publikations- und Redaktionssystem elias^®. Denn damit hast du die Möglichkeit viele Prozessschritte zu automatisieren und Abläufe zu vereinfachen.

So kannst die Zusammenarbeit mit deinen Kollegen viel effizienter gestalten.

Fassen wir nochmals zusammen, wie du deinen Geschäftsbericht mit einfachen Tricks in Zukunft (noch) effizienter erstellen kannst:

1. Verteile deine Arbeiten auf das ganze Jahr und bereite alles vor, was möglich ist.
2. Erstelle ein Konzept für deinen Geschäftsbericht und orientiere dich konsequent daran.
3. Stelle dir einen Publikationsplan zusammen und mach dir regelmässig Notizen.
4. Arbeite im Team und tausche dich regelmässig mit deinen Kolleginnen und Kollegen aus
5. Kontrolliere alle Inhalte deines Geschäftsberichts mehrfach.
6. Ziehe die Automatisierung deines Publikationsprozesses in Erwägung.

Diese sechs einfachen Tipps haben uns bei der Erstellung zahlreicher Geschäftsberichte sehr geholfen und wir sind überzeugt, dass es dir ebenso gehen wird.