Erstellung Geschäftsbericht: Worauf es bei der Planung ankommt

Datum: 31. Oktober 2019
Lesezeit: 5 Minuten
Stephanie Suppiger
Stephanie Suppiger
PR-Fachfrau

Das Ende des Jahres ist bereits in Sichtweite! Für viele Unternehmen bedeutet das, dass die Erstellung des Geschäftsberichts bevorsteht. Eine Aufgabe, die mit viel Aufwand verbunden ist. Doch mit der richtigen Planung lassen sich die zahlreich anfallenden Arbeiten optimal organisieren. In diesem Beitrag erfährst du, wie du planst und worauf es bei der Planung ankommt.

Die Erstellung eines Geschäftsberichts ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die vielen Unternehmen einiges abverlangt. Nicht nur die Inhalte müssen korrekt und aktuell sein, auch der Termin der Veröffentlichung muss zwingend eingehalten werden. Eine der Schwierigkeiten ist, dass viele Inhalte erst nach Abschluss des Geschäftsjahres verfügbar sind, der Geschäftsbericht aber dennoch so schnell wie möglich präsentiert werden soll.

Aufgrund seines Umfangs – und weil seine Erstellung verschiedene Kompetenzen erfordert – ist der Geschäftsbericht meist ein Gemeinschaftswerk verschiedener Personen. Umso wichtiger ist es, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Bevor die eigentliche Arbeit beginnen kann, ist deshalb ein gemeinsames Verständnis innerhalb des Unternehmens nötig. Nur, wenn alle die Ziele und Anforderungen kennen, können sie ihren Beitrag daran ausrichten.

Warum jeder Geschäftsbericht eine gute Planung braucht

Der Geschäftsbericht ist für viele Unternehmen das wichtigste Kommunikationsmittel. Er ist sowohl Informationsquelle als auch Entscheidungsgrundlage für aktuelle und zukünftige Investoren. Dementsprechend wichtig ist es, dass er inhaltlich einwandfrei ist und überdies rechtzeitig publiziert wird. Eine gute Planung hilft dabei, diese Ziele zu erreichen.

Weitere Tipps zur effizienten Geschäftsberichterstellung gibt es hier.

Die Inhalte eines Jahresberichts sind divers und werden in der Regel von verschiedenen Personen aufbereitet. Auch deshalb ist eine detaillierte Planung nötig. Sie hilft dabei, den Überblick über alle Tätigkeiten zu behalten, und diese zu koordinieren. Ansonsten läuft man Gefahr, sich zu verzetteln und wichtige Fristen nicht, oder nur mit grösster Mühe, einhalten zu können.

Hilfsmittel Redaktionsplan

Eine detaillierte Planung ist für die Erstellung eines Geschäftsberichts also wichtig. Doch wie kann diese Planung am einfachsten erstellt werden? Ein geeignetes Hilfsmittel ist ein sogenannter Redaktionsplan. Er gibt Auskunft über die verschiedenen Tätigkeiten, und zeigt beispielsweise, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, wann diese erledigt sein müssen und wie der aktuelle Stand ist.

Die Erstellung eines solchen Redaktionsplans kann auf verschiedene Wege erfolgen. Grundsätzlich könnte er auf ein grosses Whiteboard aufgezeichnet werden. Nur wird sich das wahrscheinlich als nicht sonderlich praktisch erweisen. Nicht alle Personen, die am Jahresbericht mitarbeiten, sind am selben Ort, im selben Raum. Wichtig ist ein Planungsinstrument zu haben, welches – unabhängig davon, wo sich jemand befindet oder wann er arbeitet – zugänglich ist. Tatsächlich gibt es zahlreiche technische Lösungen, welche genutzt werden können. Gewisse Redaktionssysteme verfügen sogar über eine integrierte Planungsfunktion. So auch unser Online Redaktions- und Publikationssystem elias®.

Ohne entsprechendes Redaktionssystem ist die schnellste und einfachste Lösung für die Erstellung eines Redaktionsplans eine Excel-Tabelle. Ein Vorteil einer Excel-Tabelle ist, dass sich die Aufgaben nach verschiedenen Kriterien sortieren oder filtern lassen. Bereits erledigte Aufgaben können ausgeblendet werden, um einen besseren Überblick zu behalten.

    Aufbau eines Redaktionsplans

    Damit der Redaktionsplan die Erstellung eines Geschäftsberichts tatsächlich erleichtert, sollte er folgende Informationen aufweisen:

    • Kalenderwoche
      Wie heisst es so schön: nach dem Geschäftsbericht ist vor dem Geschäftsbericht!
      Weil die Erstellung eines Geschäftsberichts in der Regel mehrere Monate in Anspruch nimmt, ist es hilfreich, wenn du die entsprechenden Kalenderwochen in den Plan integrierst. Sie geben einen groben Überblick darüber, welche Aufgaben in welcher Woche erledigt werden sollen.
       
    • Erstellungsdatum
      Dieses Datum hilft die Aufgaben innerhalb einer Kalenderwoche zu verteilen und detailliert zu planen. Bevor die Planung der Aufgaben vorgenommen werden kann, müssen allfällige Feiertage und Ferienabwesenheiten von dir und deinen Kollegen/Kolleginnen eingetragen werden.
       
    • Fälligkeitsdatum
      Das Datum der Erstellung oder Bearbeitung von Inhalten ist nicht zwingend mit dem Fälligkeitsdatum gleichzusetzen. In diese Spalte wird eingefügt, bis wann die entsprechende Aufgabe spätestens erledigt sein muss. Trotz detaillierter Planung kann es während der Erstellung von Inhalten immer wieder zu Verzögerungen kommen. Daher ist es hilfreich zu sehen, wann sie wirklich fällig sind.
       
    • Kategorie
      Um die einzelnen Aufgaben besser ordnen zu können, ist es sinnvoll, verschiedene Kategorien zu definieren.
       
    • Aufgabentitel
      Der Aufgabentitel gibt Auskunft darüber, welche Tätigkeiten konkret zu erledigen sind. Dieser Titel sollte möglichst kurz sein.
       
    • Aufgabenbeschrieb
      Für weiterführende Informationen bietet die Spalte Aufgabenbeschrieb Platz. Dort kann im Detail aufgeführt werden, was genau zu erledigen ist. Eine gute Hilfestellung, falls sich unerwartet jemand anderes um einen Task kümmern muss.
       
    • Meilensteine
      Typischerweise wird die Erstellung eines Jahresberichtes in verschiedene Phasen unterteilt. Deren jeweiliger Abschluss wird als Meilenstein bezeichnet. Die entsprechenden Meilensteine werden zwischen den Zeilen der einzelnen Aufgaben aufgeführt.
       
    • Status
      Es gibt viele Aufgaben, deren Erledigung längere Zeit in Anspruch nimmt. Der Status ist vor allem für die anderen mitarbeitenden Kollegen relevant. Für die Darstellung der Status gibt es verschiedene Optionen, wie zum Beispiel:
      - Farben: Nach dem Ampel-Prinzip wird die Zelle je nach Status eingefärbt. Rot= noch nicht gestartet, orange = in Arbeit, grün = abgeschlossen.
      - Begriffe: noch nicht gestartet, in Arbeit, abgeschlossen
      - Prozentzahlen: 0% = noch nicht gestartet, zwischen 1-99% = in Arbeit, 100% = erledigt
       
    • Verantwortliche Person
      In der Regel werden die einzelnen Aufgaben verschiedenen Personen zugewiesen. Diese können sowohl firmeninterne Mitarbeitende als auch externe Dienstleister sein. Die Spalte mit der Verantwortlichkeit zeigt, wer für eine bestimmte Aufgabe zuständig ist. So ist auch bei Fragen immer eine konkrete Ansprechperson pro Aufgabe definiert.
       
    • Kommentar
      Um sicherzustellen, dass alle, die am Geschäftsbericht arbeiten auf dem gleichen und neuesten Stand sind, ist ein Kommentarfeld unbedingt nötig. Dort sollen alle relevanten Informationen aufgeführt werden.
       
    • Freigabe
      Sowohl Zahlen als auch Texte und Bilder müssen vor der Publikation des Geschäftsberichts freigegeben werden. Sobald eine Freigabe, durch den CEO oder den Verwaltungsrat beispielsweise, erfolgt ist, muss diese in der Freigabespalte erfasst werden. Das erleichtert zum Schluss die Kontrolle, ob alle Inhalte bereit zur Publikation sind. Um den Status der Freigabe zu kennzeichnen, können hier, ähnlich wie beim Status, beispielsweise Farben eingesetzt werden. Bei einer Freigabe empfiehlt sich das entsprechende Datum aufzuführen. Das erleichtert die Nachvollziehbarkeit, auch falls es zu Unklarheiten kommen sollte.

    Letztendlich spielt es keine Rolle, welche Lösung für die Führung eines Redaktionsplans verwendet wird. Es kommt einzig darauf an, dass der Plan vollständig ist und regelmässig aktualisiert wird. Dann vermag der Redaktionsplan die komplexe Erstellung eines Geschäftsberichts gut zu organisieren und erleichtert die Arbeit. Und wer würde freiwillig auf eine Entlastung in der Geschäftsberichtphase verzichten?