Factsheet Erstellung: So geht es ganz einfach!

Datum: 20. August 2019
Lesezeit: 7 Minuten
Michael Feer
Michael Feer
Leiter Marketing

Ob es um ein ganzes Unternehmen oder nur um ein einzelnes Produkt geht: Die übersichtliche Zusammenfassung und Präsentation relevanter Informationen ist eine anspruchsvolle Aufgabe. Deshalb widmen wir uns in diesem Blogpost dem Thema Factsheet und zeigen dir, wie du ganz einfach eines erstellen kannst. So schaffst du es, erfolgreich mit deinen Zielgruppen zu kommunizieren.

Wie sein Name schon vermuten lässt, ist die Aufgabe des Factsheets, die wichtigsten Fakten eines Unternehmens, einer Marke oder eines Produktes zusammenzufassen. Diese Beschränkung auf das Wesentliche macht das Factsheet zu einem beliebten Kommunikationsmittel. Denn es ist ideal, um sich als Leser innert kürzester Zeit einen Überblick über ein Thema verschaffen zu können.

Der Nutzen eines Factsheets

Besonders grosse Unternehmen und Organisationen setzen gerne Factsheets ein. Unsere Erfahrung zeigt, dass auch kleinere und mittlere Unternehmen davon profitieren können. Denn ein Factsheet vereinfacht die Kommunikation mit den Zielgruppen, weil es selbst komplexeste Inhalte auf eine einfache Ebene herunterbricht. Damit ermöglicht es allen Zielgruppen eine schnelle und verständliche Informationsbeschaffung.

Wusstest du, dass besonders Journalisten gerne auf Factsheets zurückgreifen, um sich zu informieren? Gerade wenn du deinen öffentlichen Auftritt stärken möchtest, ist ein Factsheet deshalb ein Muss.

Die Form eines Factsheets

Für die Gestaltung oder den Aufbau eines Factsheets gibt es keine Formvorschriften. In der Regel besteht es aber aus einer Kombination von kurzen Texten, Tabellen, Diagrammen und Bildern.

Worauf du bei der Erstellung eines Factsheets achten musst

Getreu dem Motto «aller Anfang ist schwer», ist die erste Aufgabe bei der Erstellung eines Factsheets auch direkt die schwierigste: Die Entscheidung, welche Inhalte auf deinem Factsheet präsentiert werden sollen. Welche Informationen in dein Factsheet gehören, hängt in erster Linie von den Interessen deiner Zielgruppen ab. Du solltest dir also überlegen, für wen dieses Factsheet relevant sein soll. Je konkreter du diese Frage beantworten kannst, umso genauer kannst du ableiten, welche Themen du darin integrieren musst.

Sobald du diese erste Hürde genommen hast, kannst du mit der eigentlichen Erstellung deines Factsheets beginnen. Um dich dabei zu unterstützen, haben wir für dich sechs ganz einfache Tipps zusammengestellt:

Tipp 1: Setze auf relevante Inhalte

Die Relevanz deiner Inhalte entscheidet darüber, wie gut sich ein Factsheet als Informationsquelle eignet. Deine Informationen müssen aber nicht nur relevant, sondern auch korrekt und aktuell sein. Du solltest auf jeden Fall die Verwendung veralteter Inhalte vermeiden. Das heisst, dass du eine neue Version deines Factsheets erstellen und veröffentlichen musst, sobald es bedeutende Änderungen gibt.

Tipp 2: Schaffe eine logische Struktur

Ein Factsheet gibt Auskunft über verschiedene Themenbereiche. Um diese in einen logischen Zusammenhang zu bringen, ist es wichtig, dass du dein Factsheet gut strukturierst. Nicht nur optisch, sondern auch inhaltlich. Das Wichtigste kommt zuerst! Priorisiere die Inhalte deines Factsheets und bringe sie in eine entsprechende Reihenfolge. 

  • Überschriften
    Das erste Hilfsmittel beim Aufbau einer Struktur ist die Verwendung von Überschriften. Sie grenzen nicht nur die verschiedenen Abschnitte voneinander ab, sondern geben dem Leser eine Vorschau auf die darauffolgenden Inhalte und führen ihn durch das Factsheet. Zudem sind Überschriften eine optische Auflockerung.
     
  • Liste der wichtigsten Fakten
    Für lange Texte bietet das Factsheet zu wenig Platz. Deshalb ist die Verwendung von Aufzählungen ein beliebtes Element. Listen bieten unter anderem folgende Vorteile:
    • Inhalte können stichwortartig aufgelistet werden
    • Durch die Übersichtlichkeit kann der Leser Informationen besser speichern
    • Auflistungen springen eher ins Auge als Textblöcke
       
  • Tabellen
    Besonders bei der begrenzten Fläche eines Factsheets lohnt es sich, Tabellen zu nutzen. Denn Tabellen ermöglichen es, viel Inhalt auf kleiner Fläche darzustellen. Ausserdem sorgen Tabellen für eine übersichtliche Anordnung und vereinfachen es dem Leser, Inhalte miteinander zu vergleichen.  

Tipp 3: Wähle ein unterstützendes Design

Das Design spielt beim Factsheet eine wichtige Rolle. Richtig eingesetzt unterstützt das Design die Botschaften, die das Factsheet vermitteln soll. Gerade wenn komplexe Inhalte vereinfacht dargestellt werden sollen, hilft dir die Verwendung von passenden Gestaltungselementen. Die folgenden Elemente eignen sich hervorragend für die Gestaltung eines Factsheets:

  • Diagramme
    Grosse Datenmengen lassen sich mithilfe von Diagrammen auf kleinster Fläche ansprechend darstellen. Damit vereinfachen sie nicht nur das Verständnis, sie unterstreichen ebenso die Botschaft des Factsheets.
     
  • Grafiken
    Die Verwendung von Grafiken hilft die Inhalte zu veranschaulichen und wird von den meisten Lesern als willkommene Abwechslung empfunden.
     

Auch wenn das Design ein wichtiger Aspekt ist, solltest du es nicht übertreiben. Denn ein Factsheet kann auch schnell überladen wirken. Am Besten orientierst du dich generell am Grundsatz «weniger ist mehr».  

Tipp 4: Nutze informative Überschriften

Ein häufiger Fehler bei Factsheets ist die Verwendung von zu generischen Überschriften. Da der Umfang eines Factsheets begrenzt ist, zählt jede Zeile. Denn besonders Überschriften fallen aufgrund ihrer Gestaltung schneller ins Auge. Diese Chance vergibst du, wenn du nichtssagende Titel einsetzt. Ein guter Titel hingegen schafft einen Leseanreiz. Achte deshalb darauf, dass deine Überschriften präzise und informativ sind.

Tipp 5: Beschränke dich auf einen kurzen Umfang

Ein Factsheet ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen. Am effektivsten ist diese Zusammenfassung, wenn sie so kurz wie möglich ist. Auch hier gilt, weniger ist mehr. Die meisten Factsheets sind nur eine Seite lang. Versuche dich ebenfalls auf diesen Umfang zu beschränken und konzentriere dich auf die Informationen, die für dein Zielpublikum wirklich relevant sind. Du wirst sehen, dass du bereits mit einer kleinen Auswahl an Informationen einen guten Gesamtüberblick erzeugen kannst.

Wenn du es trotz aller Bemühungen nicht schaffst, dich auf eine Seite zu beschränken, dann dürfen es ausnahmsweise auch zwei sein. Im Zweifel gibst du lieber eine Seite dazu, bevor dein Factsheet überladen aussieht.

Tipp 6: Verwende einen einfachen Schreibstil

Dein Factsheet ist nur dann gelungen, wenn es auch verständlich ist. Achte darauf, dass dein Schreibstil so einfach wie möglich ist. Schreibe in einer adressatengerechten Sprache und verwende gängige Formulierungen. Verzichte auf zu technische Begriffe und unnötige Fachwörter. Ziel ist es, selbst komplexe Inhalte auf eine leicht verständliche Ebene herunterzubrechen.

Übrigens, je kürzer und knackiger deine Schreibweise, umso mehr Platz bleibt für weitere Inhalte.

Es gibt einfache, kleine Tricks, welche dir die Erstellung eines Factsheets erleichtern. Es wird dir helfen, wenn du dein Factsheeet immer wieder aus der Sicht deiner Zielgruppen betrachtest. Denn nur wenn du auf deren Bedürfnisse eingehst, ist es auch wirklich eine geeignete Informationsquelle und erfüllt seinen Zweck. Wenn du dann noch einen passenden Mix aus verschiedenen Inhaltselementen zusammenstellst, kann nichts mehr schiefgehen.

 

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